三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测文件归档整理规定(2012版).pdf

三三峡库区地质灾害峡库区地质灾害监测预警工程监测预警工程群测群防群测群防监测监测 文 件 归 档 整 理 规文 件 归 档 整 理 规 定定 三峡库区地质灾害防治工作三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室领导小组办公室 二○一二年二○一二年七七月月 三三峡库区地质灾害峡库区地质灾害监测预警工程监测预警工程群测群防群测群防监测监测 文件归档整理规定文件归档整理规定 主编单位三峡库区地质灾害防治工作指挥部 批准单位三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室 编写日期2012 年 7 月 I 目目 次次 前前 言言 ......................................................................................................................................................... ⅠⅠ 1 总则总则 ........................................................................................................................................................... 1 1.1 编制依据编制依据 ......................................................................................................................................... 1 1.2 履行职责履行职责 ......................................................................................................................................... 2 1.3 档案管档案管理理 ......................................................................................................................................... 2 2 文件收集程序文件收集程序 ........................................................................................................................................... 4 2.1 纸质文件纸质文件 ......................................................................................................................................... 4 2.2 电子文件电子文件 ......................................................................................................................................... 4 2.3 信息化成果电子文件信息化成果电子文件 ..................................................................................................................... 4 3 群测群防工程建设期归档范围群测群防工程建设期归档范围 ............................................................................................................... 6 3.1 纸质文件纸质文件 ......................................................................................................................................... 6 3.2 电子文件电子文件 ......................................................................................................................................... 6 3.3 信息化成果文件信息化成果文件 ............................................................................................................................. 6 4 群测群防监测运行期归档范围群测群防监测运行期归档范围 ............................................................................................................... 7 4.1 纸质文件纸质文件 ......................................................................................................................................... 7 4.2 电子文件电子文件 ......................................................................................................................................... 7 4.3 信息化成果电子文件信息化成果电子文件 ..................................................................................................................... 7 5 归档文件要求归档文件要求 ........................................................................................................................................... 8 5.1 归档质量要求归档质量要求 ................................................................................................................................. 8 5.1.1 纸质文档要求....................................................................................................................... 8 5.1.2 电子成果要求....................................................................................................................... 9 5.1.3 信息化成果要求 ................................................................................................................. 15 5.2 纸质档案立卷要求纸质档案立卷要求 ....................................................................................................................... 16 5.2.1 立卷原则 ............................................................................................................................ 16 5.2.2 立卷要求 ............................................................................................................................ 16 5.2.3 卷内文件排列..................................................................................................................... 17 5.2.4 案卷编目 ............................................................................................................................ 17 5.2.5 卷内备考表........................................................................................................................ 18 5.3.6 案卷封面 ........................................................................................................................... 18 5.2.7 案卷装订 ............................................................................................................................ 19 5.2.8 卷盒、卷夹与案卷脊背 .................................................................................................... 20 5.2.9 文件组成案卷后装入卷盒 ................................................................................................. 20 5.2.10 案卷盒按文件类别归类后排列顺序 ............................................................................... 21 5.2.11 档案号编制要求 ............................................................................................................... 21 6 文件归档规定文件归档规定 ......................................................................................................................................... 22 7 档案验收要求档案验收要求 ......................................................................................................................................... 23 7.1 验收程序验收程序 ....................................................................................................................................... 23 7.2 提供验收准备材料提供验收准备材料 ....................................................................................................................... 23 7.3 档案验收基本内容档案验收基本内容 ....................................................................................................................... 24 7.4 检查验收比例检查验收比例 ............................................................................................................................... 24 7.5 电子文档（信息化成果）的验收电子文档（信息化成果）的验收 ............................................................................................... 24 II 7.5.1 验收重点 ........................................................................................................................... 25 7.5.2 验收要求、方法及步骤 ..................................................................................................... 25 7.5.3 提交前复查........................................................................................................................ 27 8 档案移交档案移交 ................................................................................................................................................. 29 8.1 汇交程序汇交程序 ...................................................................................................................................... 29 8.1.1 纸质成果汇交.................................................................................................................... 29 8.1.2 电子文档的汇交 ................................................................................................................ 29 8.1.3 信息化成果的汇交 ............................................................................................................ 29 附录附录 A 监测预警工程群测群防监测文件归档（含信息化录入）监测预警工程群测群防监测文件归档（含信息化录入）范围和保管期限表范围和保管期限表 ...................... 30 附录附录 B 监测预警工程群测群防监测竣工图章式样监测预警工程群测群防监测竣工图章式样 .............................................................................. 36 附录附录 C 监测预警工程群测群防监测电子文件登记表监测预警工程群测群防监测电子文件登记表.......................................................................... 37 附录附录 D 监测预警工程群测群防监测电子文件载体外标签表式样监测预警工程群测群防监测电子文件载体外标签表式样 ...................................................... 40 附录附录 E 监测预警工程群测群防监测电子文件建夹存档组织示例监测预警工程群测群防监测电子文件建夹存档组织示例 ...................................................... 42 附录附录 F 监测预警工程群测群防监测文件归档卷内目录、案卷目录式样监测预警工程群测群防监测文件归档卷内目录、案卷目录式样 .......................................... 43 附录附录 G 监测预警工程群测群防监测文件归档卷内备考表式样监测预警工程群测群防监测文件归档卷内备考表式样.......................................................... 45 附录附录 H 监测预警工程群测群防监测归档文件档号章格式式样监测预警工程群测群防监测归档文件档号章格式式样 ......................................................... 46 附录附录 I 监测预警工程群测群防监测文件归档案卷盒、卷内封面式样监测预警工程群测群防监测文件归档案卷盒、卷内封面式样 ............................................... 47 附录附录 J 监测预警工程群测群防监测文件归档档案号编制式样监测预警工程群测群防监测文件归档档案号编制式样 .......................................................... 48 附录附录 K 监测预警工程群测群防监测文件归档装订（三孔一线）式样监测预警工程群测群防监测文件归档装订（三孔一线）式样 ............................................. 50 附录附录 L 监测预警工程群测群防监测文件归档案卷盒脊背监测预警工程群测群防监测文件归档案卷盒脊背式样式样 .......................................................... 51 附录附录 M 监测预警工程群测群防监测文件归档检查、验收表式样监测预警工程群测群防监测文件归档检查、验收表式样 ..................................................... 52 附录附录 N 监测预警工程群测群防监测文件归档目录清单（册）式样监测预警工程群测群防监测文件归档目录清单（册）式样 .................................................. 65 附录附录 O 监测预警工程群测群防监测成果资料归档汇交申请式样监测预警工程群测群防监测成果资料归档汇交申请式样 ..................................................... 66 附录附录 P 监测预警工程群测群防监测成果资料归档汇交回执单式样监测预警工程群测群防监测成果资料归档汇交回执单式样 .................................................. 68 I 前前 言言 三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测，主要是指对崩塌、滑坡和库岸的 变形破坏实施群测群防的监测预警工程， 包括群测群防监测点建设 （边界桩、 告示牌、 地裂缝监测点、建筑物裂缝监测点、井泉塘监测点、巡查路线图、防灾撤离预案、撤 离路线图、报警方式、防灾明白卡、现场监测工具与装备、雨量站、雨量报警器、崩 滑体地表原始信息扫描、监测记录、监测报告、监测记录传输终端等） 、省（市）级 地质环境监测站、 区县级地质环境监测站的能力建设 （监测仪器设备、 监测通讯设备、 监测交通工具、监测人员装备、办公设备）和计算机网络建设（监测预警系统计算机 广域网、区县级局域网和省市级局域网） 。 在三峡库区二期、三期地质灾害防治工作中，均投入了监测预警工程群测群防监 测及监测运行，并持续至今。二期、三期群测群防监测及监测运行档案参照地质资 料管理条例 、 地质资料管理条例实施办法执行。为做好三峡库区地质灾害监测预 警工程群测群防监测文件归档工作，统一群测群防监测成果归档标准，细化档案管理 方法,规范电子文档归档及信息化录入数据成果归档、验收、汇交要求，三峡库区地 质灾害防治工作指挥部按照三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室 （以下简称领 导小组办公室）的有关要求，特制定三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测 文件归档整理规定 。 主要起草人黄学斌、程温鸣、付小林、杨建英、徐开祥、吴润泽、田正国、叶 润青、李辉武、郭满长。 1 1 总则总则 为规范地质灾害防治成果资料的归档管理工作， 有序汇交地质灾害群测群防监测 所形成的纸质成果资料及电子文件，须统一群测群防监测及监测运行档案的归档范 围、分类标准、立卷归档标准和要求，建立完整、准确、规范化的群测群防监测档案， 加强地质灾害群测群防档案的监督、检查、验收、移交使用等管理工作，充分发挥监 测预警地质资料的作用，为政府、社会提供信息服务，有效地实现数据共享，特制定 本规定。在群测群防监测工程实施和监测运行过程中所形成的文字、图表、声象、信 息化成果等形式的原始资料、成果资料和实物资料均应按本规定归档。 地质资料管 理条例和地质资料管理条例实施办法中地质资料的管理规定不在本规定之列。 1.11.1 编制依据编制依据 规范性引用文件 1、 地质资料管理条例 （国务院令 349 号） ； 2、 地质资料管理条例实施办法 （国土资源部令 16 号） ； 3、 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （国家档案局 2004 年 10 月 20 日实施，DA/T28-2002） ； 4、 地质灾害防治条例 （国务院令第 394 号） ； 5、 成果地质资料电子文件汇交格式要求 （国土资发[2006]210 号） ； 6、 实物地质资料管理办法 （国土资发[2008]8 号） ； 7、 原始地质资料立卷归档规则 （国土资厅发[2008]98 号） ； 8、 涉密地质资料管理细则 （国土资发[2008]69 号） ； 90、 图文地质资料扫描数字化规范试行 （国土资源部信息中心 SZ1999001－ 2000） ； 10、三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测及监测运行技术要求（修订） （三峡库区地质灾害防治工作指挥部 2012 年 7 月） ； 11、 三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测竣工验收办法 （修订） （三 峡库区地质灾害防治工作指挥部 2012 年 7 月） 。 2 1.21.2 履行职责履行职责 三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测，由湖北省、重庆市（以下简称省 市）国土资源主管部门组织实施，并对其质量和最终成果资料归档负总责。根据国 务院关于加强地质灾害防治工作的决定[国发 2011]20 号中提出的“坚持属地管理、 分级负责，明确地方政府的地质灾害防治主体责任”的原则，由地质灾害点所在地的 区（县）人民政府负责，具体工作由区（县）国土资源主管部门委托区（县）级地质 环境监测站为建设单位来负责完成。每个实施群测群防监测的崩塌、滑坡、库岸的监 测工程为一个工程项目。 地质环境监测站能力建设和计算机网络建设以每个地质环境 监测站为一个工程项目。参建单位对提交的档案成果内容、质量负责。 各参建单位应组织安排专业的技术人员和管理人员，对专职的资料员、信息录入 员、档案管理员、监测网络管理员要明确工作范围内应履行的职责，工作中形成的归 档文件材料应及时进行收集、整理、归档、保存。若遇工作变动，须对原岗位管理的 文件材料、信息录入成果进行详细清点交接，不得漏缺、损毁、散失、模糊不清。如 果出现重大档案管理问题，应视情节对相关人员予以处罚。对于不能胜任资料员、信 息录入员、档案管理员、监测网络管理员要及时更换，确保岗位工作有序正常开展。 各参建单位应向建设单位呈报各自的资料员、信息录入员、档案管理人员、网络 管理人员名单及工作简历等上岗相关资质证。如遇人员变动调整，及时通报建设单位 备案，经批准后方可更换。 1.1.3 3 档案管理档案管理 参建单位要对群测群防监测工作中形成资料档案进行整理、分类、组卷、归档， 要把此项工作纳入项目建设与质量管理工程程序中，制定考核目标，明确职责、齐抓 共管。 为实现档案工作管理的现代化，利于地质灾害治理工程数据与成果信息化，参建 单位应配置“硬件”设备（计算机、激光打印机、数码相机、扫描仪、摄像机等设备） 及常用的工作软件，完成档案文件、图片、图纸的扫描、录入等信息化工作。同时信 息化采集需安装“三峡库区地质灾害防治信息与预警指挥系统” 下的各项数据采集 子系统 “三峡库区地质灾害调查信息采集系统” 、 “三峡库区地质灾害监测预警信息 系统”软件，完成地质灾害监测预警工程群测群防信息化采集。 为确保三峡库区灾害防治资料档案的真实性、完整性、规范性和时效性，档案管 3 理工作应贯穿于监测预警工程群测群防监测开展的各个阶段。 建设单位在组织群测群防工程实施的同时， 建设前期应进行文件材料的收集和整 理工作；在签订有关合同、协议及下达计划任务时，应对监测预警工程及监测运行期 档案的收集、整理、检查、验收、移交提出明确要求，并与质量保证金的支付挂钩。 在进行项目成果评审、质量检查、监测工程验收等重要阶段，应同时开展档案工作的 质量验收，给出验收评定。 参建单位应将本单位形成的群测群防工程文件整理立卷后向建设单位移交。 建设 单位应对群测群防实施过程中形成的文件立卷归档工作进行监督和检查， 收集和汇总 群测群防工程档案。 4 2 文件收集程序文件收集程序 2.12.1 纸质文件纸质文件 纸质档案收集工作对工作中形成的相关文件材料，通过清理、接收、征集等方 式将档案集中起来，并按照相关规定按文件材料内容、归档范围、形成时间、归档份 数等归档方法归类整理。主要收集程序按以下流程进行 生产环节 形成 积累 整理 群测群防监测预警工程以每个实施群测群防的崩塌、滑坡、库岸的监测工程为一 个工程项目， 以审批的有效监测工程设计、 监测工程施工设计、 施工合同和有关法律、 法规、技术标准为主要依据，从监测实施规划、监测工程设计、监测工程施工、监测 运行期，每个生产环节都对应有成果资料产生，针对不同地质灾害体采取不同的监测 手段，建立监测体系，投入监测运行，取得相关的群测群防监测月报、简报、季报、 年报、专报等有关资料。在每个工作环节，就要对文件材料的完整性收集高度负责， 细化文件材料类目，有机联系，整体清理，保证所有工作环节都有相关成果材料。 原始资料及实物资料按照实物地质资料管理办法 （国土资发[2008]8 号） 、 原 始地质资料立卷归档规则 （国土资厅发[2008]98 号）相关规定提交成果资料目录明 细册及相关成果资料。 2.2.2 2 电子文件电子文件 随着计算机辅助办公已成常态化，生产工作中，利用办公处理软件（如 OFFICE 组件、CAD 制图软件、图形处理软件等）生产的文件材料。本规定所指的电子文档又 分“源电子文件” 、 “存档电子文件” 、 “信息化成果电子文件”三种类型。 “源电子文件”指使用各类软件生成的源电子文档格式（如*.doc、*.xls、*.dwg 等） 。 “存档电子文件” 指将源电子文档格式转化成的 JPG 格式、 TIF 格式或 PDF 格式。 “信息化成果电子文件”指使用专业数据采集软件，按信息化要求采集监测预警 工程群测群防监测相关信息生成的电子文件。 电子文件的收集工作与纸质成果相对应，及时将各生产环节中形成的纸介质对 应的电子文件，按内容、范围、类别进行清理、保存、备份。 2.32.3 信息化成果信息化成果电子电子文件文件 三峡库区地质灾害群测群防信息化电子文件是指监测预警工程群测群防实施过 5 程中按规定的数据格式采集、存储的各类电子化数据文件。 信息化成果电子文件的收集应贯穿于群测群防预警工程实施整个过程。 使用专业 数据采集软件，按照录入系统中相关数据结构和数据项，真实、完整、正确地采集地 质灾害防治相关信息，并与生成的纸质内容一一对应。 信息化数据应按地质灾害防治的信息化要求,采用“三峡库区三期地质灾害监测 预警工程群测群防监测及监测运行技术要求”和“三峡库区三期地质灾害监测预警工 程群测群防监测竣工验收办法”的规范化格式和标准化编码，并使用“三峡库区地质 灾害监测预警信息系统” 专业软件采集和存储数据。 6 3 群测群防群测群防工程工程建建设期归档范围设期归档范围 3.3.1 1 纸质文件纸质文件 对与监测预警工程群测群防监测实施有关的重要活动、 记载群测群防监测工程实 施过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全，整理立卷后归档。 群测群防监测工程资料的具体归档范围，应符合本规定附录 A 的要求。 3.3.2 2 电子文件电子文件 对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。 3.3.3 3 信息化成果文件信息化成果文件 按照“三峡库区地质灾害调查信息采集系统” 、 “三峡库区地质灾害监测预警信息 系统”软件中相关采集模块内容及三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防质量检 验评定标准 （2012 年 7 月修订版） ，对监测预警工程群测群防监测建设期专项调查、 设计、施工、竣工验收等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详见本规定附录 A。 7 4 群测群防群测群防监测监测运行期归档范围运行期归档范围 4.4.1 1 纸质文件纸质文件 对与监测预警工程群测群防监测实施后进入监测运行阶段内有关的重要活动、 群 测群防季报、月报、年报、专报、简报等具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐 全，整理立卷后归档。 群测群防工程监测运行期要重视监测运行首测值的采集归档。原始监测数据（通 过监测仪器采集的原始数据、图形文件与通过软件解析的）数据应分类归存。资料的 具体归档范围，应符合本规定附录 A 的要求。 4.4.2 2 电子文件电子文件 对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。 4.4.3 3 信息化成果信息化成果电子电子文件文件 按照“三峡库区地质灾害监测预警信息系统”软件中相关采集模块内容，对监测 预警工程群测群防运行期中日常监测形成的各类资料数据采集录入， 采集范围及分类 详见本规定附录 A。 8 5 归档文件要求归档文件要求 5.15.1 归档归档质量要求质量要求 三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测相关的资料档案应纳入项目质量 管理体系。 质量管理部门应认真把好质量监督检查关， 未按规定要求提交工程档案的， 不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，建设单位除不予返 还其工程质量保证金外，还应对不达标单位予以相应处罚。对于问题特别严重的，还 应对从业资格证予以重新审核认定。 参建单位档案人员必须按 三峡库区地质灾害监测预警工程群测群防监测文件归 档整理规定要求的各项归档范围做好资料的收集、积累、整理及归档工作。所有归 档资料的原件为最真实、最有法律效益的材料，内容填写、签字、签名不得使用圆珠 笔、铅笔、纯蓝墨水等易褪色书写（包托拟定、修改、补充、注释） ，一律采用蓝黑 或碳素墨水书写，并盖有单位公章。档案资料避免重复修改，若出现修改的资料应尽 量重新制作签字、盖章，如达不到以上要求的，可采用杠划法，并注明原因、签字或 签章。复印件应为原件的副本。 所有归档资料必须清晰、字迹工整、表格完整，复印件不得出现歪斜、缺漏等现 象，资料内不得用涂改液、胶水、墨团涂改。 5.1.15.1.1 纸质纸质文档要求文档要求 归档的纸质文件应有一套完整、齐全的原件。内容必须真实、准确，与群测群防 监测工程项目实际情况相符合。 采用耐久性强的书写材料， 如碳素墨水、 蓝黑墨水， 不得使用易褪色的书写材料， 如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备 文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297mm210mm） 。图纸采用国家标准图幅。 纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，且必 须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 竣工图均加盖竣工图章。竣工图章应使用不易腿色的红印泥，应盖在图标栏上方 空白处。竣工图章的基本内容应包括 “竣工图”字样，施工单位，编制人，审核人， 技术负责人，编制日期，监理单位，现场监理，总监理。竣工图章示例见附录 B。。 9 利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面 布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图。 不同幅面的群测群防监测预警工程图纸， 应统一折叠成成手风琴式A