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三三峡库区地质灾害峡库区地质灾害防治防治专业监测预警工程专业监测预警工程 文 件 归 档 整 理 规文 件 归 档 整 理 规 定定 （修（修 订）订） 三峡库区地质灾害防治工作三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室领导小组办公室 二○一二年二○一二年七七月月 三三峡库区地质灾害峡库区地质灾害防治防治专业监测预警工程专业监测预警工程 文件归档整理规文件归档整理规定定 主编单位三峡库区地质灾害防治工作指挥部 批准单位三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室 编写日期2006 年 11 月 修订日期2012 年 7 月 I 目目 次次 前前 言言 ..........................................................................................................................................................I 1 总则总则 ........................................................................................................................................................... 1 1.1 修订依据 ......................................................................................................................................... 1 1.2 履行职责 ......................................................................................................................................... 2 1.3 档案管理 ......................................................................................................................................... 2 2 文件收集程序文件收集程序 ........................................................................................................................................... 4 2.1 纸质文件 ......................................................................................................................................... 4 2.2 电子文件 ......................................................................................................................................... 4 2.3 信息化成果电子文件...................................................................................................................... 5 3 专业监测预警建工程建设期归档范围专业监测预警建工程建设期归档范围 ................................................................................................... 6 3.1 纸质文件 ......................................................................................................................................... 6 3.2 电子文件 ......................................................................................................................................... 6 3.3 信息化成果文件 ............................................................................................................................. 6 4 专业监测预警运行期归档范围专业监测预警运行期归档范围 ............................................................................................................. 7 4.1 纸质文件 ......................................................................................................................................... 7 4.2 电子文件 ......................................................................................................................................... 7 4.3 信息化成果电子文件...................................................................................................................... 7 5 归档文件要求归档文件要求 ........................................................................................................................................... 8 5.1 归档质量要求 ................................................................................................................................. 8 5.1.1 纸质文档要求....................................................................................................................... 8 5.1.2 电子成果要求....................................................................................................................... 9 5.1.3 信息化成果要求 ................................................................................................................. 14 5.2 纸质档案立卷要求........................................................................................................................ 18 5.2.1 立卷原则 ............................................................................................................................ 18 5.2.2 立卷要求 ............................................................................................................................ 18 5.2.3 卷内文件排列..................................................................................................................... 18 5.2.4 案卷编目 ............................................................................................................................ 18 5.2.5 卷内备考表........................................................................................................................ 20 5.3.6 案卷封面 ........................................................................................................................... 20 5.2.7 案卷装订 ........................................................................................................................... 21 5.2.8 卷盒、卷夹与案卷脊背 .................................................................................................... 22 5.2.9 文件组成案卷后装入卷盒 ................................................................................................. 22 5.2.10 案卷盒按文件类别归类后排列顺序 ............................................................................... 22 5.2.11 档案号编制要求 ............................................................................................................... 22 6 文件归档规定文件归档规定 ....................................................................................................................................... 24 7 档案验收要求档案验收要求 ......................................................................................................................................... 25 7.1 验收程序 ....................................................................................................................................... 25 7.2 提供验收准备材料........................................................................................................................ 25 7.3 档案验收基本内容........................................................................................................................ 25 7.4 检查验收比例 ............................................................................................................................... 26 7.5 电子文档（信息化成果）的验收 ................................................................................................ 26 7.5.1 验收重点 ........................................................................................................................... 26 7.5.2 验收要求、方法及步骤 .................................................................................................... 27 7.5.3 提交前复查........................................................................................................................ 28 8 档案移交档案移交 ................................................................................................................................................. 30 II 8.1 汇交程序 ...................................................................................................................................... 30 8.2 汇交办法 ...................................................................................................................................... 30 8.2.1 纸质成果汇交.................................................................................................................... 30 8.2.2 电子文档的汇交 ................................................................................................................ 30 8.2.3 信息化成果的汇交 ............................................................................................................ 30 附录附录 A 专业监测工程文件归档（含信息化采集）范围和保管期限表专业监测工程文件归档（含信息化采集）范围和保管期限表 .............................................. 31 附录附录 B 专业监测预警工程竣工图章式样专业监测预警工程竣工图章式样 .............................................................................................. 45 附录附录 C 专业监测预警工程专业监测预警工程电子文件登记表式样电子文件登记表式样.................................................................................. 46 附录附录 D 专业监测预警工程电子文件载体外标签表式样专业监测预警工程电子文件载体外标签表式样...................................................................... 49 附录附录 E 专业监测预警工程电子文件建夹存档组织示例专业监测预警工程电子文件建夹存档组织示例 ...................................................................... 51 附录附录 F 专业监测预警工程文件归档卷内目录、案卷目录式样专业监测预警工程文件归档卷内目录、案卷目录式样 .......................................................... 52 附录附录 G 专业监测预警工程文件归档卷内备考表式样专业监测预警工程文件归档卷内备考表式样 ......................................................................... 54 附录附录 H 专业监测预警工程文件归档文件档号章格式式样专业监测预警工程文件归档文件档号章格式式样 ................................................................. 55 附录附录 I 专业监测预警工程文件归档案卷盒、卷内封面式样专业监测预警工程文件归档案卷盒、卷内封面式样 ............................................................... 56 附录附录 J 专业监测预警工程文件归档档案号编制式样专业监测预警工程文件归档档案号编制式样 .......................................................................... 57 附录附录 K 专业监测预警工程文件归档装订（三孔一线）式样专业监测预警工程文件归档装订（三孔一线）式样 ............................................................. 59 附录附录 L 专业监测预警工程文件归档案卷盒脊背式样专业监测预警工程文件归档案卷盒脊背式样 .......................................................................... 60 附录附录 M 专业监测预警工程文件归档检查、验收表式样专业监测预警工程文件归档检查、验收表式样 ..................................................................... 61 附录附录 N 专业监测预警工专业监测预警工程文件归档目录清单（册）式样程文件归档目录清单（册）式样.................................................................. 75 附录附录 O 专业监测预警工程成果资料归档汇交申请式样专业监测预警工程成果资料归档汇交申请式样 ..................................................................... 76 附录附录 P 专业监测预警工程成果资料归档汇交回执单式样专业监测预警工程成果资料归档汇交回执单式样 .................................................................. 78 I 前前 言言 三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程， 主要是指对崩塌、 滑坡和库岸的变形破 坏实施专业监测预警的监测工程，包括 GPS 监测标桩、大地形变监测标桩、钻孔倾斜仪 监测孔及地表设施、滑坡推力监测孔及地表设施、地下水监测孔及地表设施、相对位移 监测标墩、裂缝相对位移监测、压力盒监测、锚索应力监测、孔隙水压力监测、气象观 测、排水沟流量监测（三角堰、矩形堰） 、降雨监测等监测工程。 在三峡库区二期、 三期地质灾害防治工作中， 均投入了专业监测预警工程建设及监 测运行。 为做好三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程文件归档工作， 加强防治工作 的档案资料管理，统一治理工程档案验收标准，建立完整、准确的工程档案，三峡库区 地质灾害防治工作指挥部按照三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室 （以下简称领 导小组办公室）的有关要求，于 2006 年编制了三峡库区地质灾害防治专业监测工程 文件归档整理规定归档验收标准（试行）版，由领导小组办公室下发执行。 本次在专业监测预警工程档案归档整理规定（试行）版的基础上，进一步修订和完 善，修订的主要内容有 1、进一步明确了档案管理（收集、整理、立卷、归档、验收、汇交）各部门履行 职责； 2、细化了基层档案立卷方法，通过增加附录式样，使档案整理标准模板化，增强 了可操作性； 3、进一步规范了电子成果信息化管理，将电子文档及信息化采集电子成果纳入本 规定统一要求； 4、修订了“监测预警工程归档范围” ，补充了财务归档相关文件； 5、统一了三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程档案号编制方法； 6、明确了档案验收层次、验收程序、验收比例； 7、修订了档案移交办法。 主要起草人（含 2003 年版、2006 年版主要起草人） 黄学斌、郭希哲、程温鸣、 付小林、杨建英、徐开祥、田正国、李辉武、吴润泽、叶润青、郭满长、谭照华。 1 1 总则总则 为规范地质灾害防治成果资料的归档管理工作， 有序汇交地质灾害专业监测预警工 程防治所形成的纸质成果资料及电子文件， 须统一专业监测预警工程及监测运行档案的 归档范围、分类标准、立卷归档标准和要求，建立完整、准确、规范化的专业监测工程 档案，加强地质灾害专业监测预警工程及监测运行档案的监督、检查、验收、移交使用 管理工作，充分发挥监测预警地质资料的作用，为政府、社会提供信息服务，有效地实 现数据共享， 特制定本规定。 在专业监测预警工程实施和监测运行过程中所形成的文字、 图表、声象、信息化成果等形式的原始资料、成果资料和岩芯、标本、样品，以及专业 监测工程等实物资料均应按本规定归档。 地质资料管理条例和地质资料管理条例 实施办法中地质资料的管理规定不在本规定之列。 1.11.1 修订修订依据依据 规范性引用文件 1、 地质资料管理条例 （国务院令 349 号） ； 2、 地质资料管理条例实施办法 （国土资源部令 16 号） ； 3、 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （国家档案局 2004 年 10 月 20 日实施，DA/T28-2002） ； 4、 地质灾害防治条例 （国务院令第 394 号） ； 5、 成果地质资料电子文件汇交格式要求 （国土资发[2006]210 号） ； 6、 实物地质资料管理办法 （国土资发[2008]8 号） ； 7、 原始地质资料立卷归档规则 （国土资厅发[2008]98 号） ； 8、 涉密地质资料管理细则 （国土资发[2008]69 号） ； 90、 图文地质资料扫描数字化规范试行 （国土资源部信息中心 SZ1999001－ 2000） ； 10、 三峡库区地质灾害防治崩塌滑坡专业监测预警工作职责及相关工作程序的暂 行规定 （三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室 2007 年 10 月） ； 11、 三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程建设质量检验评定标准 （修订 三峡库区地质灾害防治工作指挥部 2012 年 7 月） ； 12、 三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程竣工验收办法 （修订 三峡库区地 质灾害防治工作指挥部 2012 年 7 月） 。 2 1.21.2 履行职责履行职责 三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程（以下简称专业监测工程）建设，由湖北 省、重庆市（以下简称省市）国土资源部门组织实施，并对其质量和最终成果资料归档 负总责。 参建单位对提交的归档成果内容、 质量负责； 监理单位对施工单位及自身的归档成 果内容与整编质量负责，实行监理审核签字手续，有专题审核鉴定报告。 各参建单位应组织安排专业的技术人员和管理人员， 明确专职的资料员、 信息录入 员、档案管理员工作范围和履行的职责，工作中形成的归档文件材料应及时进行收集、 整理、归档、保存。若遇工作变动，须对原岗位管理的文件材料、信息录入成果进行详 细清点交接，不得漏缺、损毁、散失、模糊不清。如果出现重大档案管理问题，应视情 节对相关人员予以处罚。对于不能胜任资料员、信息录入员、档案管理员要及时更换， 确保岗位工作有序正常开展。 各参建单位应向建设单位呈报各自的资料员、 信息录入员、 档案管理人员名单及工 作简历等上岗相关资质证。如遇人员变动调整，及时通报项目业主备案，经批准后方可 更换。 1.1.3 3 档案管理档案管理 参建单位要对地质灾害专业监测预警工程及监测运行中形成资料档案进行整理、 分 类、组卷、归档，要把此项工作纳入项目建设与质量管理工程程序中，制定考核目标， 明确职责、齐抓共管。 为加强档案工作的现代化管理工作， 以利地质灾害防治数据与成果信息化， 参建单 位应配置“硬件”设备（计算机、激光打印机、数码相机、扫描仪、摄像机等设备）及 常用的工作软件，完成档案文件、图片、图纸的扫描、录入等信息化工作。同时信息化 采集需使用 “三峡库区地质灾害防治信息与预警指挥系统” 下的各项数据采集子系统 “地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统” 、 “三峡库区地质灾害监测预警工程信息系 统” 、 “三峡库区地质灾害监测预警信息系统”软件，用以完成地质灾害防治监测预警工 程信息化采集。 为确保三峡库区地质灾害防治地质资料档案的真实性、完整性、规范性和时效性， 档案管理工作应贯穿于专业监测预警工程建设项目开展的每个环节。 湖北、 重庆国土资源部门组织专业监测工程实施的同时， 工程建设前期应进行文件 3 材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议及下达计划任务时，应对监测预警工程 及监测运行期档案的收集、整理、检查、验收、移交提出明确要求，并与质量保证金的 支付挂钩。在进行项目成果评审、质量检查、预警工程验收等重要阶段，应同时开展档 案工作的质量验收，给出验收评定。 建设单位应对实施过程中形成的文件立卷归档工作进行监督和检查， 收集和汇总专 业监测工程档案。 参建单位应将本单位形成的专业监测工程文件整理立卷后向建设单位 移交。 4 2 文件收集程序文件收集程序 2.12.1 纸质文件纸质文件 纸质档案收集工作是对工作中形成的相关文件材料，通过清理、接收、征集等方式 把档案集中起来，按照相关规定按文件材料内容、归档范围、形成时间、归档份数等按 归档方法归类整理的过程。主要收集程序按以下流程进行 生产环节 形成 积累 整理 专业监测预警工程以每个实施专业监测的崩塌、 滑坡、 库岸的监测工程为一个工程 项目，以审批的有效监测工程设计、监测工程施工设计、施工合同和有关法律、法规、 技术标准为主要依据，从监测实施规划、监测工程设计、监测工程施工、监测试运行、 监测长效运行期， 每个生产环节都对应有成果资料产生， 针对不同地质灾害体采取不同 的监测手段，如专业监测网点定位，GPS 监测标桩［基准点（B 级点） 、监测点（C 级 点） ］ 、大地形变监测标桩、相对位移监测标桩、钻孔倾斜仪监测孔、滑坡推力监测孔、 地下水监测孔的工程量和工程质量，现场监测试运行检验成果和监测初始值，施工、质 量监督与施工管理及检测、监测月报、简报、季报、年报、专报等有关资料。在每个工 作环节，都要对文件材料的完整性收集高度负责，细化文件材料类目，有机联系，整体 清理，保证所有工作环节都有相关成果材料。 原始资料及实物资料按照实物地质资料管理办法 （国土资发[2008]8 号） 、 原 始地质资料立卷归档规则 （国土资厅发[2008]98 号）相关规定提交成果资料目录明细 册及相关成果资料。 2.2.2 2 电子文件电子文件 目前计算机辅助办公已成常态化，生产工作中，通过办公处理软件（如 OFFICE 组 件、CAD 制图软件、图形处理软件等）生产的文件材料，对应纸质文档成果就会形成电 子文档。这里所指的电子文档又分“源电子文件” 、 “存档电子文件” 、 “信息化成果电子 文件”三种类型。 “源电子文件”指使用各类软件生成的源电子文档格式（如*.doc、*.xls、*.dwg 等） 。 “存档电子文件”指将源电子文档格式转化成的 JPG 格式、TIF 格式或 PDF 格式。 “信息化成果电子文件” 指使用专业数据采集软件， 按信息化要求采集的专业监测 预警工程及与监测运行相关信息生成的电子文件。 5 电子文件的收集工作 与纸质成果相对应， 及时按各生产环节中形成的纸介质对应 的电子文件，按内容、范围、类别进行清理、保存、备份。 2.32.3 信息化成果信息化成果电子电子文件文件 三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程信息化成果电子文档， 是指专业监测预警 工程项目实施过程中按信息化要求， 将所形成的资料文档逐项录入系统后生成的相应电 子文件。 信息化成果电子文件的收集应贯穿于专业监测预警工程实施整个过程。 使用专业数 据采集软件，按照录入系统中相关数据结构和数据项，真实、完整、正确地采集专业监 测预警工程与监测运行相关信息，并与生成的纸质内容一一对应。 6 3 专业监测预警专业监测预警建建工程工程建建设期归档范围设期归档范围 3.3.1 1 纸质文件纸质文件 对与专业监测工程实施有关的重要活动、 记载专业监测工程实施过程和现状、 具有 保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 专业监测工程有其特殊性。竣工验收要充分重视监测钻孔的施工、地质编录、钻孔 柱状图、孔内地下水位等地质资料的验收；重视孔内监测设施埋设、安装、调试和监测 运行检测、地质勘探资料的归档验收。专业监测工程资料的具体归档范围，应符合本规 定附录 A 的要求。 3.23.2 电子文件电子文件 对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。具体归档范围与本规定附录 A 相一致。 3.33.3 信息化成果文件信息化成果文件 按照“三峡库区地质灾害监测预警工程信息系统”软件中相关采集模块内容及三 峡库区地质灾害监测预警工程质量检验评定标准附表“监测预警工程常用表” ，对监 测工程建设期勘查、设计、施工、监理、竣工验收等各类资料数据采集录入，采集范围 及分类详见本规定附录 A。 7 4 专业监测预警专业监测预警运行期归档范围运行期归档范围 4.14.1 纸质文件纸质文件 对与专业监测工程实施后监测运行期内有关的重要活动、专业监测简报、季报、月 报、季报、年报、专报等具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全，整理立卷后归 档。 专业监测工程监测运行期要重视监测运行首测值的采集归档。 原始监测数据 （通过 监测仪器采集的原始数据、图形文件与通过软件解析的）数据应分类归存。资料的具体 归档范围，应符合本规定附录 A 的要求。 4.24.2 电子文件电子文件 对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。具体归档范围与本规定附录 A 相一致。 4.34.3 信息化成果信息化成果电子电子文件文件 专业监测预警工程移交专业监测单位后， 按照 “三峡库区地质灾害监测预警信息系 统”中相关采集模块内容，对专业监测运行期的日常监测各类资料数据采集录入，采集 范围及分类详见本规定附录 A。 8 5 归档文件要求归档文件要求 5.15.1 归档归档质量要求质量要求 三峡库区地质灾害监测预警工程和监测运行中形成的资料档案应纳入项目质量管 理体系。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，未按规定要求提交工程档案的，不 得通过验收或进行质量等级评定。 工程档案达不到规定要求的， 建设单位除不予返还其 工程质量保证金外，还应对不达标单位予以相应处罚。 参建单位档案人员必须按 三峡库区地质灾害防治专业监测预警工程文件归档整理 规定 （2012 年 4 月修订）要求的各项归档范围做好资料的收集、积累、整理及归档工 作。所有归档资料的原件为最真实、最有法律效益的材料，内容填写、签字、签名不得 使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等易褪色书写（包托拟定、修改、补充、注释） ，一律采 用蓝黑或碳素墨水书写，并盖有单位公章。档案资料避免重复修改，若出现修改的资料 应尽量重新制作签字、盖章，如达不到以上要求的，可采用杠划法，并注明原因、签字 或签章。复印件应为原件的副本。 所有归档资料必须清晰、 字迹工整、 表格完整， 复印件不得出现歪斜、 缺漏等现象， 资料内不得用涂改液、胶水、墨团涂改。 5.1.15.1.1 纸质纸质文档要求文档要求 归档的纸质文件应有一套完整、齐全的原件。内容必须真实、准确，与专业监测预 警工程项目实际情况相符合。 采用耐久性强的书写材料，如碳
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