三峡库区地质灾害治理工程文件归档整理规定(2012版).pdf

三三峡库区地质灾害峡库区地质灾害治理工程治理工程 文 件 归 档 整 理 规文 件 归 档 整 理 规 定定 （修（修 订）订） 国 土 资 源国 土 资 源 部部 二○一二年二○一二年七七月月 三三峡库区地质灾害峡库区地质灾害治理工程治理工程 文件归档整理规文件归档整理规定定 主 编 单 位三峡库区地质灾害防治工作指挥部 批 准 单 位国土资源部 编 写 日 期2003 年 12 月 第 1 次修订日期2006 年 8 月 第 2 次修订日期2012 年 7 月 国 土 资 源国 土 资 源 部部 二○一二年二○一二年七七月月 I 目目 次次 前前 言言 ......................................................................................................................................................... ⅠⅠ 1 总则总则 ........................................................................................................................................................... 1 1.1 修订依据 ......................................................................................................................................... 1 1.2 履行职责 ......................................................................................................................................... 2 1.2.1 档案管理 .............................................................................................................................................. 2 1.2.1 履行职责 .............................................................................................................................................. 2 2 文件收集程序文件收集程序 ............................................................................................................................................ 4 2.1 纸质文件 ......................................................................................................................................... 4 2.2 电子文件 ......................................................................................................................................... 4 2.3 信息化成果电子文件...................................................................................................................... 4 3 地质灾害防治治理工程建设期归档范围地质灾害防治治理工程建设期归档范围 ............................................................................................. 5 3.1 纸质文件 ......................................................................................................................................... 5 3.2 电子文件 ......................................................................................................................................... 5 3.3 信息化成果文件 ............................................................................................................................. 5 4 地质灾害防治治理工程试运行期（缺陷责任期）归档范围地质灾害防治治理工程试运行期（缺陷责任期）归档范围 ............................................................. 6 4.1 纸质文件 ......................................................................................................................................... 6 4.2 电子文件 ......................................................................................................................................... 6 4.3 信息化成果文件 ............................................................................................................................. 6 5 归档文件要求归档文件要求 ........................................................................................................................................... 7 5.1 归档质量要求 ................................................................................................................................. 7 5.1.1 纸质文档要求 ......................................................................................................................... 7 5.1.2 电子成果要求 ......................................................................................................................... 8 5.1.3 信息化成果要求 ................................................................................................................... 13 5.2 纸质档案立卷要求........................................................................................................................ 17 5.2.1 立卷原则 ............................................................................................................................... 17 5.2.2 立卷要求 ............................................................................................................................... 17 5.2.3 卷内文件排列 ....................................................................................................................... 18 5.2.4 案卷编目 ............................................................................................................................... 18 5.2.5 卷内备考表 ........................................................................................................................... 19 5.2.6 案卷封面 ............................................................................................................................... 19 5.2.7 案卷装订 ............................................................................................................................... 20 5.2.8 卷盒、卷夹与案卷脊背 ....................................................................................................... 21 5.2.9 文件组成案卷后装入卷盒 ................................................................................................... 22 5.2.10 案卷盒按文件类别归类后排列顺序 ................................................................................. 22 5.2.11 档案号编制要求 ................................................................................................................. 22 6 文件归档规定文件归档规定 ....................................................................................................................................... 23 7 档案验收要求档案验收要求 ......................................................................................................................................... 24 7.1 验收程序 ....................................................................................................................................... 24 7.2 提供验收准备材料........................................................................................................................ 24 7.3 档案验收基本内容........................................................................................................................ 24 7.4 检查验收比例 ............................................................................................................................... 25 7.5 电子文档（信息化成果）的验收 ................................................................................................ 25 7.5.1 验收重点 .............................................................................................................................. 25 7.5.2 验收要求、方法及步骤 ...................................................................................................... 25 7.5.3 提交前复查 .......................................................................................................................... 27 II 8 档案移交档案移交 ................................................................................................................................................. 29 8.1 汇交程序 ...................................................................................................................................... 29 8.2 汇交办法 ...................................................................................................................................... 29 8.2.1 纸质成果汇交 ...................................................................................................................... 29 8.2.2 电子文档的汇交 .................................................................................................................. 29 8.2.3 信息化成果的汇交 .............................................................................................................. 29 附录附录 A 治理工程文件归档（含信息化采集）范围和保管期限表治理工程文件归档（含信息化采集）范围和保管期限表 ...................................................... 30 附录附录 B 治理工程竣工图章式样治理工程竣工图章式样 .............................................................................................................. 49 附录附录 C 治理工程电子文件登记表式样治理工程电子文件登记表式样 ................................................................................................. 50 附录附录 D 治理工程电子文件载体外标签表式样治理工程电子文件载体外标签表式样 ..................................................................................... 53 附录附录 E 治理工程项目电子文件建夹存档组织示例治理工程项目电子文件建夹存档组织示例 .............................................................................. 55 附录附录 F 治理工程项目文件归档卷内目录、案卷目录式样治理工程项目文件归档卷内目录、案卷目录式样 .................................................................. 56 附录附录 G 治理工程文件归档卷内备考表式样治理工程文件归档卷内备考表式样 ......................................................................................... 58 附录附录 H 治理工程文件归档文件档号章格式式治理工程文件归档文件档号章格式式样样 ................................................................................. 59 附录附录 I 治理工程文件归档案卷盒、卷内封面式样治理工程文件归档案卷盒、卷内封面式样 ............................................................................... 60 附录附录 J 治理工程文件归档档案号编制式样治理工程文件归档档案号编制式样 .......................................................................................... 61 附录附录 K 治理工治理工程文件归档装订（三孔一线）式样程文件归档装订（三孔一线）式样 ............................................................................. 63 附录附录 L 治理工程文件归档案卷盒脊背式样治理工程文件归档案卷盒脊背式样 .......................................................................................... 64 附录附录 M 治理工程文件归档检查、验收表式样治理工程文件归档检查、验收表式样 ..................................................................................... 65 附录附录 N 治理工程文件归档目录清单（册）式样治理工程文件归档目录清单（册）式样.................................................................................. 79 附录附录 O 治理工程成果资料归档汇交申请治理工程成果资料归档汇交申请 ............................................................................................. 80 附录附录 P 治理工程成果资料归档汇交回执单治理工程成果资料归档汇交回执单 .......................................................................................... 82 I 前前 言言 为做好三峡库区地质灾害治理工程文件归档工作，加强防治工作的档案资料管理， 统一治理工程档案验收标准，建立完整、准确的工程档案，三峡库区地质灾害防治工作 指挥部按照三峡库区地质灾害防治工作领导小组办公室 （以下简称领导小组办公室） 的 有关要求，于 2003 年编制了三峡库区地质灾害治理工程文件归档规定 （试行） ，由 领导小组办公室以“三峡地防办发[2003]36 号文下发执行。经二期地质灾害治理防治 工作实践，三峡库区地质灾害防治工作指挥部于 2006 年对三峡库区地质灾害治理工 程文件归档规定 （试行）版进行了第 1 次修订，经国土资源部批准，在三峡库区三期 地质灾害治理工程中实施。 本次在前二次档案归档整理规定的基础上， 进一步修订和完善， 修订的主要内容有 1、进一步明确了档案管理（收集、整理、立卷、归档、验收、汇交）各部门履行 职责； 2、细化了基层档案立卷方法，通过增加附录式样，使档案整理标准模板化，增强 了可操作性； 3、进一步规范了电子成果信息化管理，将电子文档及信息化采集电子成果纳入本 规定统一要求； 4、修订了“地质灾害治理工程归档范围” ； 5、统一了三峡库区地质灾害治理工程档案号编制方法，增加了档案互见号填写， 便于数字化档案管理； 6、明确了档案验收层次、验收程序、验收比例； 7、修订了档案移交办法。 主要起草人（含 2003 年版、2006 年版主要起草人） 黄学斌、郭希哲、程温鸣、 付小林、杨建英、徐开祥、吴润泽、田正国、叶润青、李辉武、郭满长。 1 1 总则总则 三峡库区地质灾害防治类型多，范围广，地质灾害防治主要包括崩塌滑坡治理、塌 岸防护、搬迁避让、高切坡防护、深基础处理、监测预警和科学研究等。针对三峡库区 地质灾害防治工作中地质档案成果多样化和复杂化、 地质资料信息量巨大， 为加强和规 范地质灾害防治成果资料的归档管理工作， 地质灾害防治所形成的纸质成果资料及电子 文件汇交有序化，须统一地质灾害防治档案的归档范围、分类标准、立卷归档标准和要 求，加强地质灾害防治档案监督、检查、验收、移交管理工作，充分发挥地质资料的作 用， 有效实现数据共享，为政府、社会提供信息服务。依据国务院地质资料管理条例 （国务院令 349 号）和国土资源部地质资料管理条例实施办法（国土资源部令 16 号） 文件，从三峡库区地质灾害防治实际出发，制定本规定，以利地质灾害防治档案管理体 系规范化、系统化、科学化。其中地质资料管理条例和地质资料管理条例实施办 法中地质资料的管理规定不在本规定之列。 1.11.1 修订修订依据依据 规范性引用文件 1、 地质资料管理条件 （国务院令 349 号） ； 2、 地质资料管理条例实施办法 （国土资源部令 16 号） ； 3、 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （国家档案局 2004 年 10 月 20 日实施，DA/T28-2002） ； 4、 地质灾害防治条例 （国务院令第 394 号） ； 5、 成果地质资料电子文件汇交格式要求 （国土资发[2006]210 号） ； 6、 实物地质资料管理办法 （国土资发[2008]8 号） ； 7、 原始地质资料立卷归档规则 （国土资厅发[2008]98 号） ； 8、 涉密地质资料管理细则 （国土资发[2008]69 号） ； 9、 图文地质资料扫描数字化规范试行 （国土资源部信息中心 SZ1999001－ 2000） ； 10、 三峡库区地质灾害治理工程质量检验评定标准 （修订） （三峡地防办〔2006〕 34 号） ； 11、 三峡库区地质灾害治理工程竣工施工质量验收办法 （修订） （三峡地防办 〔2006〕34 号） ； 2 12、 三峡库区地质灾害防治工程勘察技术要求 （三峡库区地质灾害防治工作指挥 部 2012 年 7 月） ； 13、 三峡库区地质灾害防治工程设计技术要求 （三峡库区地质灾害防治工作指挥 部 2012 年 7 月） 。 1.21.2 履行职责履行职责 1.2.11.2.1 档案管理档案管理 三峡库区地质灾害治理工程资料档案管理工作是地质灾害防治与建设管理工作的 重要组成部分，参建单位应列入领导的议事日程，强化领导、健全制度、统筹安排档案 工作经费，加强各部门和相关管理人员的归档意识，提高档案业务知识，确保三峡库区 地质灾害治理工程资料档案归档工作的正常、规范、有序开展。 参建单位须对地质灾害治理工作中形成资料档案进行整理、分类、组卷、归档，将 此项工作纳入项目建设与质量管理工程程序中，制定考核目标，明确职责、齐抓共管。 为实现档案工作管理的现代化， 利于地质灾害治理工程数据与成果信息化， 参建单 位应配置“硬件”设备（计算机、激光打印机、数码相机、扫描仪、摄像机等设备）及 常用的工作软件，完成档案文件、图片、图纸的扫描、录入等信息化工作。同时信息化 采集需使用“三峡库区地质灾害防治信息与预警指挥系统”下的各项数据采集子系统 “地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统” 、 “三峡库区地质灾害治理工程信息系统” 、 “三峡库区地质灾害监测预警信息系统” 软件， 用以完成地质灾害防治治理工程信息化 采集。 为确保三峡库区地质灾害治理工程地质资料档案的真实性、 完整性、 规范性和时效 性， 档案管理工作应贯穿于各建设项目实施的每个环节 工程建设前期应进行文件材料 的收集和整理工作；在签订有关合同、协议及下达计划任务时，应对治理项目档案的收 集、整理、检查、验收、移交提出明确要求，并与质量保证金的支付挂钩；在项目成果 评审、质量检查、工程验收等重要阶段，应同时开展档案工作的质量验收，给出验收评 定及报告。 1.2.11.2.1 履行履行职责职责 建设单位对三峡库区地质灾害治理工程形成的资料档案负总责。 勘察、 设计、 监理、 施工、监测等参建单位，应明确本单位的归档职责和范围，细致收集、认真整理和规范 录入。参建单位对提交的归档成果内容、质量负责；监理单位对施工单位及自身的归档 3 成果内容与整编质量负责，实行监理审核签字手续，有专题审核鉴定报告。 各参建单位应安排专业的技术人员和管理人员，明确专职资料员、信息录入员、档 案管理员的工作范围和职责，对工作中形成的归档文件材料应及时进行收集、整理、归 档、保存。若遇工作变动，须对原岗位管理的文件材料、信息录入成果进行详细清点交 接，不得漏缺、损毁、散失、模糊不清。如果出现重大档案管理问题，应视情节对相关 人员予以处罚。对于不能胜任的资料员、信息录入员、档案管理员要及时更换，确保岗 位工作有序正常开展。 各参建单位应向建设单位呈报各自的资料员、 信息录入员、 档案管理人员名单及工 作简历等上岗相关资质证。如遇人员变动调整，及时通报项目业主备案，经批准后方可 更换。 4 2 文文件收集程序件收集程序 2.12.1 纸质文件纸质文件 纸质档案收集工作对工作中形成的相关文件材料，通过清理、接收、征集等方式 将档案集中起来，并按照相关规定按文件材料内容、归档范围、形成时间、归档份数等 归档方法归类整理。主要收集程序按以下流程进行 生产环节 形成 积累 整理 在各生产环节（工作开展的工序）要高度重视文件材料收集的完整性，细化文件材 料类目，统一清理，科学分类，保证各生产环节成果材料的完整性和系统性。 2.2.2 2 电子文件电子文件 目前计算机辅助办公已成常态化，生产工作中，利用办公处理软件（如 OFFICE 组 件、CAD 制图软件、图形处理软件等）生产的文件材料，对应纸质文档成果就会形成电 子文档。这里所指的电子文档又分“源电子文件” 、 “存档电子文件” 、 “信息化成果电子 文件”三种类型。 “源电子文件” 指使用各类办公软件生成的源电子文档格式 （如*.doc、 *.xls、 *.dwg 等） 。 “存档电子文件”指将源电子文档格式转化成的 JPG 格式、TIF 格式或 PDF 格式。 “信息化成果电子文件” 指使用专业数据采集软件， 按信息化要求采集的地质灾害 防治相关信息生成的电子文件。 电子文件的收集工作 与纸质成果相对应， 及时将各生产环节中形成的纸介质对应 的电子文件，按内容、范围、类别进行清理、保存、备份。 2.32.3 信息化成果信息化成果电子电子文件文件 三峡库区地质灾害防治治理工程信息化成果电子文档是指治理工程项目实施过程 中按信息化要求将所形成的资料文档逐项录入系统后生成相应的电子文件。 信息化成果电子文件的收集应贯穿于治理工程实施整个过程。 使用专业数据采集软 件，按照采集系统中相关数据结构和数据项，真实、完整、正确地采集地质灾害防治相 关信息，并与生成的纸质内容一一对应。 5 3 地质灾害防治地质灾害防治治理工程治理工程建设期归档范围建设期归档范围 3.13.1 纸质文件纸质文件 对与治理工程实施有关的重要活动、 记载治理工程实施过程和现状、 具有保存价值 的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 治理工程资料的具体归档范围，应符合本规定附录 A 的要求。 3.23.2 电子文件电子文件 对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。具体归档范围与本规定附录 A 相一致。 3.33.3 信息化成果文件信息化成果文件 按照 “地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统” 、 “三峡库区地质灾害治理工程信息 系统” 软件中相关采集模块内容及 三峡库区地质灾害治理工程质量检验评定标准 2012 年修订版附录“地质灾害治理工程常用表” ，对治理工程建设期建设、勘查、设计、施 工、监理、竣工验收等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详见附录 A。 6 4 地质灾害防治地质灾害防治治理工程治理工程试试运行期运行期（缺陷责任期）（缺陷责任期）归档范围归档范围 4.14.1 纸质文件纸质文件 对与治理工程竣工初验后一个水文年试运行期（缺陷责任期）内、最终验收阶段有 关的重要活动、记载治理工程试运行及工程维护期内具有保存价值的各种载体的文件， 均应收集齐全，整理立卷后归档。 治理工程试运行期资料的具体归档范围，应符合本规定附录 A 的要求。 4.24.2 电子文件电子文件 对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。具体归档范围与本规定附录 A 相一致。 4.34.3 信息化成果文件信息化成果文件 按照 “三峡库区地质灾害监测预警信息系统” 、 “三峡库区地质灾害治理工程信息系 统”中相关采集模块内容，对治理工程竣工初验后一个水文年试运行期（缺陷责任期） 内、效果监测、运行报告、最终验收报告等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详 见附录 A。 7 5 归档文件要求归档文件要求 5.15.1 归档归档质量要求质量要求 三峡库区地质灾害治理工程资料档案应纳入项目质量管理体系。 质量管理部门应认 真把好质量监督检查关， 未按规定要求提交工程档案的， 不得通过验收或进行质量等级 评定。工程档案达不到规定要求的，建设单位除不予返还其工程质量保证金外，还应对 不达标单位予以相应处罚。 对于问题特别严重的， 还应对从业资格证予以重新审核认定。 参建单位档案人员必须按 三峡库区地质灾害治理工程文件归档整理规定 （修订） 要求的各项归档范围做好资料的收集、积累、整理及归档工作。所有归档资料的原件为 最真实、最有法律效益的材料，内容填写、签字、签名不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨 水等易褪色书写（包托拟定、修改、补充、注释） ，一律采用蓝黑或碳素墨水书写，并 盖有单位公章。 档案资料避免重复修改， 若出现修改的资料应尽量重新制作签字、 盖章， 如达不到以上要求的，可采用杠划法，并注明原因、签字或签章。复印件应为原件的副 本。 所有归档资料必须清晰、 字迹工整、 表格完整， 复印件不得出现歪斜、 缺漏等现象， 资料内不得用涂改液、胶水、墨团涂改。 5.1.15.1.1 纸质纸质文档要求文档要求 归档的纸质文件应有一套完整、齐全的原件。内容必须真实、准确，与防治项目实 际情况相符合。 采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料， 如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297mm210mm） 。图纸采用国家标准图幅。 纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，且必须 清晰，