材料统一采购及验收管理办法.doc

附件13 材料统一采购及验收管理办法 一、材料统一由矿供应科采购和管理 为了保证材料的质量和供应及时，符合材料收、发、存统一管理的规定，规范材料采购，全矿的材料都由供应科统一采购。各单位对所需的材料向供应科申报计划，供应科审核后组织采购事宜（撤除洗煤厂仓库，纳入供应科仓库管理）。 二、材料验收制度 凡我矿调拨、自制或委托加工材料，特别是零星材料及长途出车的汽、柴油票，到供应科办理验收入库手续，凡未到供应科办理验收入库手续的单据，财务科不予受理。 验收材料时，对有包装的，应首先检查包装是否完好，然后根据交库验收单，实际清点数量、查验规格、质量。通过点数、检斤、检尺、换算等方式，一般材料3天内验收完毕，大宗材料和设备性材料不超过7天。验收中发现数量不符、质量不合格、规格不对、损坏等情况，应尽快查明原因，分清责任，及时报批处理。验收在规定误差范围内据实验收，对明显积压超储而又发现进货的物资，仓库保管人员有权拒绝验收，拒绝无效的向分管领导汇报，矿将对相关责任人员进行处罚。 对购入的材料，不论发票是否开具，只要验收入库供应科就应开具材料入库验收单，送交财务科做暂估入账处理，每一种材料都不准出现负库存，使储备资金月报表能真实的反映各类材料的库存，这样有利于分析各种材料的占用情况，加强材料采购管理，合理安排下一次的采购事宜，使每一种材料的储备尽量合理。 完善废旧物资验收制度。对回收完好物资和经过修复后能使用的物资，供应科、财务科和有关单位共同进行验收，纳入仓库管理，根据材料的成新度估价入账，增加库存材料，冲减材料成本；待投入使用时，再记入材料成本，减少库存材料。为鼓励修旧利废，应对修旧利废的相关人员进行奖励。 三、库存材料的保管、领用与发放制度 仓库保管员负责库存材料的保管保养工作，按合格品、不合格品、待验产品分区管理，并要有明显标识；成套设备配套完整，严禁拆除零件借用或挪用；贵重材料、易燃、易爆、易腐蚀及剧毒性物资要设专库、专架或专柜保管；积压材料应单独存放、单独建账、分开保管；保持库容整洁，库存材料及时保养，达到不锈、不霉、不潮、不冻、不腐、不压、不碎、不破、不混的要求；进出库材料要及时登账、建卡，做到账目日清月结，账、卡、物相符。 材料出库必须有正式手续，严禁白条领料，特殊情况经领导批准后，可作为临时用料，但务必于第二天补办正式出库手续。材料出库要严格按审批品种、规格和数量当面点清。能够切割分发的材料，要尽量满足领料单位的需要。无法分割发放的材料，必须超量发料时，需经批料人员同意。材料出库要坚持先进先出的原则。待验材料一般不得动用，生产急需时，需经领导批准。各单位到供应科领用材料时，应凭经单位主管签章的领料小票领取所需材料；由于小仓库的管理不规范，原则上小仓库除常用的材料外，不储存其他材料，减少材料的流失和丢失，在保证生产的情况下尽可能少的储存材料。 领料单位必须建立材料退库制度，严禁“以领代耗”一次摊入成本的虚假行为。生产用料单位必须按实盘存，按月结算，多余材料应及时办理退料入库手续。工程用料待工程竣工后及时办理剩余材料的入库手续。 四、库存材料的盘点制度 在材料的日常收发和保管过程中，由于计量错误、检验疏忽、管理不善、自然损耗、核算错误以及偷盗等原因，可能发生帐、卡、物不一致的情况。为了确保材料帐、卡、物相符，必须坚持永续盘点和定期盘点。财务部门应不定期的到仓库进行抽查；仓库保管员每月进行一次自查，并编制收、发、存汇总表；材料管理部门每季度对库存材料进行一次清查；每年年终决算前，由财产清查小组对材料进行全面清查；企业发生事故损失、会计交接、材料调价时必须进行临时性的材料盘点清查。供应科应对各采掘等单位的小仓库的库存材料定期进行盘点，保证账实相符。材料清查采用实地盘点法，在途材料应及时清理。 五、办公用品、计算机耗材的管理 办公用品供应科应根据矿年度办公用品计划，分季度调拨办公用品，总额不得突破。供应科按各单位办公用品限额,按季度平均发放。 计算机耗材各单位所用计算机耗材统一归口计通中心管理，每月25日前计通中心根据矿审批后的计划报供应科，供应科按计划调拨、验收。各单位领用时，由计通中心审批，供应科发放。 六、材料采购计划的编制、上报及责任追究 合理编制采购计划，建立、健全采购规章制度，有利于我矿规划资金预算、统筹调度资金和库存合理，最大限度地节约储备资金。 1、 全矿各区队、科室必须在队（科）长的指导下，以预算员为主，材料员为辅，根据矿下达给本单位的生产任务，结合材料消耗定额，编制出下月材料消耗计划，在22日之前上报供应部门。年度采购计划按公司物资部要求的时间编制，年度材料采购计划由供应科长审核，经总会计师审批后上报。 2、 各单位在上报计划中应准确标明物资名称、型号规格、数量、单价等，配件还应标明图号、主机名称，必要时明确一些特殊质量要求。 3、 单项工程和基本建设工程所需物资及有特殊要求的物资，由物资需求部门提出需求计划，经总会计师审批后交供应科供应员，作为编制年度、月度采购计划的依据。 4、 供应科供应员根据矿年度、月度生产经营计划，在考虑平衡库存、修旧挖潜后，编制年度、月度材料的采购计划，经供应科长审查后上报总会计师。 5、 对无计划的大宗（大型）材料、单项工程用料及所有基建用料，供应部门一律禁止审批发放。 6、 对生产、基建无计划而又确需使用材料，必须由需用单位提出预算追加申请，经分管副总、矿领导审查后按预算外分级授权额度报总会计师或矿长联签。否则供应部门不得采购、审批和发放。 7、 所有材料计划必须由供应部门归类上报公司供应处（物资部），由公司集中采购供应。其它任何单位（个人）无权上报计划，联系厂家实施采购。否则供应部门不予办理结算及领用手续。 8、 所有由厂家直接送货或到厂家提货的材料（特别是单项工程及基建工程用料）必须有供应部门分管科长、业务员及仓库保管员进行现场实地验收，严格履行各项手续。否则供应部门不得办理验收、领用及结算手续。 9、 责任追究对第1、2、3、4条没有做到或做得不符合要求的单位给予相关单位或责任人50200元罚款。对违反第5、6、7条给予相关部门或责任人员2001000元罚款。对违反第8条规定的给予相关部门或责任人员5002000元罚款，或按业务额的50100给予罚款并对责任人员调离岗位处分。