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技直在线l Technology Online 咳谈Excel晶必在学籍 管准中的链挂疫用 史京军 常州纺织服装职业技术学院敏务处江苏常州213164 学籍管理，最主要的就是对学生的相关数据＿上飞TCHE2,[2005新生信息待核对（教育虹确数据�xs]实际名单D2麟 信息进行规整、处理。 如何找到一条迅速准确链 飞D3832, O 接学生信息表单的途径，成为管理好学生信息必 须解决的问题。通过实践，笔者发现Office办公自 动化软件中的Excel函数功能完全可以胜任这种 机械的重复劳动。 下面就利用Excel函数在学生 信息处理中的具体应用进行论述。 1实际问题的提出 某日，教务处接到省教育厅下发文件，要求 核对05级新生名单信息。 这需要在数小时内从 3 831个数据中准确核出3 306个数据，而且要将 前者的考试号一一添加 到后者当中。 为便于描述，暂且 将下载的数据表作为母 表，将实际在册的05级学生信息表作为子表C 2问题的解决 2.1思路 如果进行手工处理，必然效率低下，且错误 率较高；如果进行条件筛选，虽然在效率上有所 改进，但工作量依然很大，很难在规定时间内完 成任务。 笔者利用Excel函数处理，利用身份证号 的唯 一性， 将下载母表中的有效信息提取出来， 重新按实际在校学生名单顺序进行链接处理，这 样就得到了想要的结果。 2.2具体方案 2.2.1匹配定位 运用Matchlookup_ value , lookup_array , match_type进行匹配定位，其作用是通过匹配查 找找到所需 信息的单元格所在位置C主要参数 lookup_value 要查找的值 lookup_array 要查找的区域 match_type 匹配形式0精确查找，其他模糊 查找） 以上搜索，如无匹配，则返回NIA。 如S2MATCH子表，M2,母表F2F 3832, 0见图1 学号年级姓名性和匹配 调整1 索引 1 年桧 2005531002 2005 祁悖女 2933 2914 0541020111901 7 2005531004 2005 平彪男2934 2935 05320302141018 2005531005 2005 季堆凯男2935 2936 05320607140749 2005531006 2005 凌长臧男2936 937 05320708090027 2005531007 2005 徐雷男2937 2938 .. 0532 0802110415 2005531008 2005 铢真男 2938 2939 N/A 2005531010 2005 伸后发男2939 2940 053208034659 200553101 I 2005 邹成冶男 2940 2941 0532080314209 2005531012 2005 杨�I霓 291.J 2942 05320804141114 图1 2.2.2调整处理 将处理的数据 编号与Excel固有 的行序编号 一一对应起来，便于后期数据处理。 实际有数据 列3 831行，加上标题行，所以选择的有效区域是 第2行到第3 832行。同理，每次操作时用到的行 序号其实都要比实 际 数据行数要多 一，即 T2S21 见图2。 气m - i- 』 g －罕 2934 2935 2936 2937 2938 2939 0541020111901 7 2935 05320302141018 2936 05320607140749 2937 05320708090027 2938 05320802110415 2939 簪＇ IIN/A 2940 05320803141659 图2 2.2.3索引 Indexarray, row_num, col_num,, 其作用为返 回数组中指定单元格数组的数值。 参数 array 单元格区域或数组 row_num 某行号 col_num 列号 根据已知位置，反馈出想要的内容。 本例中单元格选择区域只是一列，故列号缺 省（见图 3 如PINDEXA1A3832, T2。 i.;. ． 么， 丁12 嘉INDEX[2005新生信息待核对（教育部准确数据） xs]究玩名单Ill113832, 学号年缕姓名性钳匹配调整萦引 龟艺05312005531002 2005 书伶女 2933 2914 I0541020lll 9017 龟艺053120055]1004 2005 平彪男 2934 2935 05320302141018 龟艺05312005531005 2005 孕 男2935 2936 05320607140749 龟艺05312005531006 2005 凌长炾男2936 2931 05320708090027 电艺0531200553001 2005 徐男 为31 2938 ， 05320802110415 龟艺0531 2005531008 2005 院真男 2938 2939 N/A 电艺OSJI 200553100 2005 伸启发男 2939 2940 05320803141659 龟艺05312005531011 2005 郅成活男 2940 2941 05320803142091 龟艺0531 2005531012 2005 杨�I 男 2941 2942 05320804141114 图3 一中国教育技术装备2007年第11期 2 ． 3注意事项 2 3 1关 键 字 段 的 选 取 关键 字必 须是 各表 中的具有 唯一特 性的 字 段 。通过关 键字段的桥梁作用 ， 将各张数据 表联 结 起 来 。 考虑 到身份 证号 在两张数 据表 中都 具有唯 一 性的特性 ， 这个问题 中就 只能 选择该字段作为 关键字 。 2． 3 ． 2 引 用 引用主要包含 3类 绝对引用 、 相对 引用 ， 混 合引用。绝对 引用指在公式 中引用的单元格地址 是固定的。在公式复制到其他单 元格时 ， 引用的 内容不会发生变化 。换 言之 ， 就是将 下载的数据 段 的在表 格中的地址 固化 。相对引用指在公式中 引用的单 元格地址是相对地址 。在公式复制到其 他 单元格时 ， 它 引用的内容会发生变化 。如果 没 有将下载 的母表中数据段的地址 固化 ， 会导致数 据溢 出 ， 索引数据 不 完全 ， 进 而会影 响查 找的准 确性 。混合引用就是以上两者引用兼而有之 。 在上述 具体 步骤 中谈及 的“ MA T C H 实际名 单 M2 ， ’A表 ’ F 2 F 3 8 3 2， 0 ” 实际就是一个 绝对引用 ， 其 目的就是为了将母表 中的数据段的 地 址固化 ，使 得 ma t c h函数在运行 时有址 可循 ， 有 的放矢 。而索 引函数 “ i n d e x ” 却使 用 了相 对 引用 ， 目的也 是显而 易见的 ， 那就 是在 子表 中的 指针 自动地 由首行开始依次指 向下个数据 。在一 般情 况 下 ，实 际应用 中主要使 用 的都是 混合 引 用 。 在实际操作 中 ，一旦发生数据溢 出问题 ， 会 出现 错 误提 示符“ N／ A” 。反之 ，错 误提 示 符 “ N／ A” 也能在使用公式时给出相应提示。因此在 出现 “ N ／ A” 时往往可能是由于引用方式 应用不 当 造成的。笔者在处理本 例时也 曾有过类似的经历。 2． 3． 3举 一 反 三 以上 3条公式执行一次 ， 仅仅只能 判断 出一 条数据是否找到 。要使 子表中所 有数据都必须在 母表里检查一遍 ， 需要 挪动鼠标。将鼠标点选 中 第一个 写入公式 的单元 格 ， 移到 右 下角 ， 当 出现 “ ” 时 ， 双击 鼠标左键 ， “ 一键” 实现所有 子表数 _ l 浅 谈 E x c e l 函 数 在 学 簟 管 理 巾 的 链 糟 应 用_ 据 的 查 找 匹 配 。 2 ． 3 ． 4 思 考 尽管通过 函数处理 ， 将 大部分数据都链接上 了 ， 但仍然有 一些遗 留问题 。本例就 留下有 7 l条 未 能识别的数据。同时 ，在表格中显示“ N ／ A” 。 这说 明在数 据处理 过程 中还 是有 一些 不匹配 的 因素存在。 恐 分析 ， 数 据 中 出错 提 示 符号 “ N ／ A” 的 主 要 暑 1 身份证 号 的 1 5 ／ 1 8位 匹配 问题 ； I l l0写身份i 正号时 ， 出现的前后不符情况 ； 1 1 ． { {j ， 省生源没有统 一时间上传更新补录新 鬈粤 预科 、 成教 等学生没有在 网上显 示 ； 、 、 { t _ ≮入 格 式 不 一 致 。 对 j 以上 5类原 因的解决 ， 可 以采取这样的 电 ； ，第 1 ， 2类是 由于学 生个 人 。 造 成 请学 生再核实后即可解决 ； 2 毵 ， ； ， d类是 客 ∥ ， 通过核对录取花 名册 ， 也可衙 出来 ， 再远 。 j 数据链接 时可 以先将预科 、 成敦 善 生信 息处理掉 ， 以减轻后期核对工作负担 ； 3} 进行 数 据录 入的过 程 中难 免会 出现数据 格 式不一 致 的错误 ， 为 了尽量修 正数据 ， 尽最 大 j越故据 进行必 要的规范 ，可 以采用功能强 大}j 0 x e l 数 据 透视功 能对 录入数 据进行 实时监 控 ， 时修 正 、 规范数 据 ； 4 优化参数 配置 ， 匹配 垃时将 “ Ma t c h ” 函 数 中 “ l o o k u p _ a r r a y ” 设 为 “ x” ， 即选 中某一整 列 ， 作为查询 区间 ， 这 样可 以省略 具体方案 中的调整 这一步骤 ， 达 到殊途 同归的效 果 ； 5 数据 前处理 ， 即在进行数 据链接之 初 ， 就 对数据按关键字段进行必要 的排 序操 作 ， 以提 高 查找的效率 。以学籍管理为例 ， 进行数据前处 理 就很有 必要 。一般规模上万的数据处理也 应该进 行数据 前处理 。 3结语 综 上 ， 在 用 E x c e l 处 理 任 何 问 题 时 也 是 开 头 难 ， 解决 好 了第 一个 ， 以后 的就很 好办 了。E x c e l 批量 化处理 问题 的优点在 这里得 到 了全面 的体 现 。 但对 于 E x c e l 函数的 了解 、 应用还很不 够 ， 要 想解决 好实 际问题 ，还 需要 进行 不断地 学 习与 探 索 。 中 国 教 育 技 术 装 备2 0 0 7 年第 1 1 期l 圈
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