加强煤矿企业档案管理工作的思考.pdf

25 2020年 第20期 兰台内外 科学管理实践创新 在我国众多的企业当中，煤矿企业占有非常重要的 地位，并且我国主要能源源自煤炭，在我国经济快速发 展的背景下，经济水平的影响受到多方面因素的影响， 其中就包括煤矿企业，在煤矿企业发展的过程中，生产 管理的质量直接影响着企业的发展水平，所以科学合理 的对相关的档案进行管理才能够有效的保障煤矿企业有 更好的发展，才能够为煤矿企业进行科学的决策提供有 效的依据，在全新的社会背景下，传统的煤矿企业档案 管理模式已经不能够顺应时代的发展，所以要求煤矿企 业档案管理的相关工作人员能够与时俱进，不断的学习 新的知识，学习新的管理方法，这样才能够保障档案管 理工作的质量，确保企业的安全生产。 一、煤矿企业档案管理的重要性 企业的发展是不同的生产经营活动组成的，也正是 这些活动构成企业的档案，对于不同的企业类型而言， 有着不同的企业活动，并且性质也不尽相同，在企业运 行以及发展的过程中，涉及到很多的企业活动，包括企 业管理以及技术开发还有具体的生产销售等活动，这些 生产活动都需要进行详细的档案记录，并且在企业的发 展过程中需要对这些档案不断的进行补充，不同的档案 内容要及时的进行分类整理，在进行企业档案整理的过 程中，需要遵循一定的客观规律，并且能够将企业档案 的重要作用充分的发挥出来。 自从改革开放以来，我国经济的发展突飞猛进，并 且已经进入全球经济化发展的轨道，最近几年，我国煤 矿企业的发展稳步向前，在煤矿企业发展的过程中，应 该充分落实档案管理工作，并且能够实现严格的管理， 有必要借鉴国外一些先进的档案管理方式，将企业的档 案管理工作不断完善，对于不同企业之间的竞争而言， 档案管理工作是企业之间提供竞争力的基础性保障，同 时也是企业之间进行合作的有效条件，进行企业档案管 理也有助于维护企业的合法权益，所以煤矿企业在发展 的过程中应该重视档案管理工作，并且加强这方面的工 作。 煤矿企业档案管理工作最为核心的内容就是详细以 及全面的记录生产过程中的相关信息，也就是要对企业 发展的历程进行记录，企业在实际的发展过程中有其具 体的特点，所以在进行煤矿企业档案分类的时候应该以 企业所有档案为参照对象，包括生产技术类档案还有行 政类档案以及经营管理类档案，只有整理好这些档案， 才能够完善企业档案管理工作，将企业的生产效率提 高。 二、煤矿企业档案管理产生问题的原因 通过调查我们发现，现阶段我国煤矿企业在发展过 程中档案管理工作产生问题最主要的原因有以下几点， 一方面是在实施纵深挖潜战略中，很多的煤矿企业都需 要进行改革重组工作，另一方面是国家在施行相关政策 改革的过程中，一些煤矿企业都有政策性破产或者转产 的危险，这几个问题都在说明要加强档案管理工作。 三、煤矿企业档案的特征 1.数量大 煤矿行业是一个具有很强专业性的行业，对于各种 技术的涉及面广，生产作业复杂程度高，企业人员众 多，技术标准多。再加上煤炭企业内部各单位之间的密 切联系，在部门职能方面、专业能力方面都存在着交 叉合作的现象，从作业面来看，既有复杂的井下开采环 节，又有运输提升环节，还包括销售等多个环节，这些 环节都会产生大量的档案资源。近年来煤矿企业的发展 速度较快，无论是企业数量还是规模都有很大的突破， 这使得档案数量进一步增加。 2.广泛性 煤矿企业的档案从其类型上来讲非常丰富。既有与 加强煤矿企业档案管理工作的思考 文/刘 莎 摘 要我国经济以及科技不断发展的同时，我国企业的发展也非常迅速，在全新的社会背景下，企业发展最重要的影响因素就是企业档 案信息的资源管理工作，这些信息资源能够为企业提供重要的参考依据，在企业的众多工作中，这项工作也是极其重要的基础工作之一， 该项工作的质量不但反应企业的价值观，更影响着企业的世界观，随着社会的不断发展，人们对于企业档案管理工作的重视程度越来越 高，在煤矿企业发展过程中，加强煤矿企业档案管理工作的管理值得引起更多人的思考。 关键词煤矿企业；档案管理工作 作者简介刘莎（1990－），女，汉，陕西渭南，本科，助理馆员，陕西涌鑫矿业有限责任公司，研究方向档案管理。 26 2020年 第20期 兰台内外 科学管理实践创新 煤矿的开采生产相关的各种技术性要求、作业标准、施 工流程等等，又有企业管理相关的各种档案文本，还 有上级部门对于煤矿行业的相关政策规定、法律法规等 等，还有企业购买的各种设备、材料的记录。此外还包 括了各种人力资源档案、设备档案、销售档案等等。总 的来说，涉及的范围非常广泛。而在这不同种类的档案 中，重要性和价值也并不相同，这对于档案管理来说也 是其难度进一步增加。 3.技术资料使用频繁 对于煤矿企业来说，“安全第一、生产第二、效益 第三”是其根本的管理理念。再加上煤矿生产本身具有 的较高的技术性要求，所以档案中的各种技术档案不但 使用价值极高，而且使用非常频繁。特别是包括地质灾 害治理、瓦斯治理、几点维护等等技术档案，以及相关 的生产标准，设计图纸等，都是日常生产和管理非常重 要的参考资料。 四、煤矿企业档案管理中存在的问题 1.对于相应的工作没有足够的重视 在很多的煤矿企业发展过程中，很多的管理层领导 由于管理知识欠缺，并且相应的档案管理意识较为薄 弱，再加上对于档案法的相关知识了解不够，随意 难以对于档案管理工作有足够的重视，这就导致很多的 煤矿企业在档案管理工作方面的资金投入力度不够，甚 至一些煤矿企业的领导对于档案管理工作没有过多的关 注，这回严重影响煤矿企业档案管理工作的质量以及整 体水平，甚至会给其它工作带来影响。另一方面，很多 档案管理人员对于档案管理工作同样存在不够重视的现 象。企业领导的不重视，直接体现在对档案管理人员的 薪酬福利、职业发展上，长此以往，档案管理人员自己 也会认为档案管理工作并不重要，从而在日常工作中产 生懈怠兴趣，这对于煤矿企业档案管理工作也是非常严 重伤害。 2.相应的归档文件材料不够齐全 对于档案管理工作而言，卷宗编制的质量会直接影 响档案管理工作的整体水平，但是一些煤矿企业在发展 的过程中往往缺乏全面的文件材料，并且一些管理性 的工具也不投健全，再加上一些编研材料的内容不够完 整，这会严重影响材料的归档，更难以实现材料的集中 保管，甚至还会出现一些档案在借阅之后不能及时归还 的情况，档案就失去了完整性。 3.档案管理人员的整体素质不够高 在煤矿企业档案管理工作中，档案管理人员的整体 素质会对档案管理工作的质量产生严重的影响，在很多 煤矿企业发展的过程中，不但缺乏相应的档案管理工作 人员，而且还存在档案管理人员整体水平不高的情况， 甚至一些档案管理的工作人员属于兼职工作人员，对于 档案管理工作而言，其并不具备相关的经验，甚至一些 档案管理工作人员并没有掌握充分的现代化管理知识。 正是因为长期以来，企业管理者对档案管理工作的认识 不足，认为该岗位不要专业能力，所以在人员安排上也 非常随意，这也使得档案管理团队的整体素质明显不 足。 4.借阅制度不严格，查档审批手续不全 煤矿企业在我国众多的企业类型中占有举足轻重的 作用，其在发展过程中所产生的一些材料或者一些档案 会严重影响档案管理工作的质量，并且煤矿企业档案属 于国家的国有资产，企业在发展的过程中应该重视不断 加强对档案借阅制度的审批管理，否则容易造成国有资 产的流失，企业也会产生一些损失，很多的煤矿企业在 实际的发展过程中借阅制度不严格，查档审批手续不全 的情况比比皆是。 五、加强煤矿企业档案管理的建议 1.不断进行意识强化，进行方式以及理念方面的转变 经济以及科技的发展要求企业在发展的同时能够实 现意识上的转变，这就要求煤矿企业的相关管理人员能 够从思想上充分认识到档案管理工作的重要性和紧迫 性，在实际的工作中能够突出重点，确保档案的完整， 并做好相应的统计，这才能确保档案管理的质量。煤矿 企业的档案是企业发展过程中的经验总结，是对当前企 业拥有的各种资源的整体性的记录，也是推动企业继续 不断发展的知识基础，是企业重要的财富。只有企业管 理者对档案管理给与了应有的重视，才能让档案管理工 作人员更加热爱自己的工作，从而更好的完成档案管理 工作。 2.不断提高煤矿企业档案管理人员的素质和专业能力 对煤矿企业档案管理的质量有直接影响的就是档案 管理人员的专业水平以及专业素养，所以在煤矿企业发 展的过程中对煤矿企业档案管理人员的整体水平有了更 高的要求，随着信息时代的到来，档案管理工作也逐渐 趋向于现代化，只有具备现代化能力，熟练的掌握现代 化技术设备，才能够确保的档案管理工作的质量。档案 管理人员需要具备相应的专业能力。所以，一方面要通 过招聘等方式，引进高素质的档案管理人才，提升档案 管理团队的专业能力；另一方面对在职的档案管理人 员，务必要做好定期培训，积极参加各种档案管理交流 活动，从而提升档案管理队伍的综合能力。此外，随着 信息化的不断发展，提升档案管理人员的信息化素养， 对于档案管理来说同样非常重要。 3.建立科学有效的规范体系 为更好的进行档案管理，企业需要建立科学有效的 27 2020年 第20期 兰台内外 科学管理实践创新 规范体系，为确保建立规范体系的质量，需要从几个不 同的方面进行有益尝试和探索，最重要的就是要做好以 下几个方面的工作，首先要充分了解市场的发展情况， 重点了解市场的竞争点，然后结合实际情况对信息数据 进行系统的分析，有必要结合企业发展的实际情况建立 档案室，这样才能够提高档案管理工作的效率，其次就 是要意识到进行档案集中管理的重要性，这样才能够有 效的实施管理，同时进行集中管理也是企业内部其它工 作顺利进行的有效保障，建立有效的监督考核机制也十 分必要，这样能够有效的监督相关的工作人员，确保其 工作质量。 4.加强档案宣传工作 在很多煤矿企业发展的过程中，档案宣传工作的核 心内容最多的就是着重进行相关法规条例的宣传，这种 宣传工作难以实现很好的宣传效果，在进行档案宣传工 作的过程中，应该将档案工作的新亮点以及新特点及时 的进行捕捉，这样才能够确保宣传工作更具活力，更加 有效，随着信息技术的不断发展，在全新的社会背景 下，有必要运用全新的宣传方式进行宣传，可以通过上 网以及制作还有VCD等形式进行宣传，确保宣传的档案 能够在不同的部门呈现，并且能够起到一定的作用。 5.增强服务意识 档案管理工作属于企业发展过程中的一项服务工 作，所以应该加强档案管理部门的服务意识，增强档案 管理部门的服务意识应该从多个方面做起，首先应该做 好技术改造方面的服务，确保相应的档案信息资源能够 得到充分的利用，还要注重做好节能挖潜方面的服务， 也就是要充分利用好档案资料，最好要做好维护企业权 益方面的服务，由于煤矿企业在实际的发展过程中常常 会涉及到很多的法律文书，所以档案管理工作还要注重 做好法律文书的保护工作，确保企业在面临纠纷的时候 能够帮助企业更好的解决问题，在更大程度上减少企业 的经济损失，使企业有更好的发展。 6.配备好专职档案人员 在很多煤矿企业发展过程中，常常缺乏高水平以及 高素质的档案管理工作人员，没有充足的档案管理专职 人员会严重影响档案管理工作的质量，档案管理工作质 量的整体水平也难以提高，另外，档案管理专职人员专 业水平较低以及工作不规范的情况也会影响档案管理工 作的质量，结合这一情况，在煤矿企业发展的过程中应 该意识到构建一支具备一定专业知识和能力的专职档案 人员队伍的重要性，并且能够加强对于这些工作人员的 培训力度，使其能够在实际的工作过程中运用现代化的 专业理论知识，这样也能够确保档案管理的整体质量， 为其他部门提供更多科学有效的数据档案。 7.加大档案信息服务力度 在煤矿企业发展的过程中，档案管理工作属于服务 性工作，这项工作需要档案管理部门更能够结合企业发 展的实际情况及时的了解不同部门的发展情况，并且能 够及时的梳理不同部门的档案信息，做好收集，并且能 够搞好编研，在进行档案管理的过程中能够进行有针对 性的分类整理，这样做的主要目的就是能够方便其他的 部门对档案信息进行了解，让企业的职工能够对档案管 理工作的作用有更好的认识，进而能够高效的进行工 作。 8.强化信息化档案管理工作 当前信息化技术在各个领域中的应用都取得了非常 显著的效果，档案管理信息化也是其重要的发展方向， 所以煤炭企业档案管理必须要重视信息化建设。通过建 立信息化系统，不但能够让人工劳动得到大幅降低，避 免重复性的劳动，而且还可以通过计算机的管理，减少 人为因素在档案管理中的影响，实现档案管理效率和质 量的双重提升。更重要的是，通过档案管理信息化建 设，能够极大的提升档案的运用效率，还能够充分发掘 档案的价值，为企业决策提供更可靠、更有效的智力支 持。 六、结语 综上所述，档案是一个企业在成长和发展过程中的 经验总结和知识积累，是企业历史的重要见证，也是对 当前企业资源有效管理的重要方式，因此必须要给予高 度重视，对于当前很多煤矿企业在档案管理方面的不足 之处，必须要予以改善。在全新的经济形势下，做好煤 矿企业档案管理工作是企业发展的必然选择，同时这项 工作也应该引起更多人的关注，高质量的企业档案管理 才能够促进企业有更加长远的发展。 参考文献 [1]史宏珍，张广来，李开复.加强煤矿企业档案管理工作探 析[J].城建档案，2018 [2]赵 娜，李佳琪.煤矿企业文书档案管理的建设思路分析 [J].内蒙古煤炭经济，2018 [3]周 萍，孙明玉.煤矿企业档案管理工作的现状及应对措 施[J].城建档案，2018 [4]周海霞，孙海强.煤矿企业档案管理工作现状与应对途径 分析[J].人力资源管理，2018 [5]关建丽，马明宇.加强煤矿企业档案管理工作探析[J].城建 档案，2017 （作者单位陕西涌鑫矿业有限责任公司）