SHVK-QP-PR10工程合同管理程序.doc

1目的 1.1通过对工程合同编制、审批过程、审批权限、保管、履行、监控的规定,维护公司利益, 减少风险。 2适用范围 2.1适用于本公司工程施工含配套 、监理 /咨询服务和材料设备供货等工程合同管理。 3术语和定义 3.1工程合同类别 3.1.1区域集中采购协议、公司集中采购协议。 3.1.2集团集中采购、区域集中采购、公司集中采购合同。 3.1.3施工类承包合同。 3.1.4材料设备采购合同。 3.1.5监理合同。 3.1.6勘察合同。 3.1.7配套工程合同。 3.1.8咨询服务合同招标代理、工程检测 。 3.1.9房修合同。 3.1.10零星工程委托单。 3.1.11政府行政专营项目合同。 4职责 4.1采购管理部 4.1.1负责 3.1工程合同类别中 3.1.1-3.1.8项合同或协议的签订。 4.1.2建立【工程合同台帐】 。 4.1.3负责编制甲供材料设备的【材料设备封样清单】 。 4.1.4负责总包、装修总包、监理、景观、门窗、基础、消防、机电及合同金额超过 1000万以上的合同向项目部进行交底,并填写【合同交底单】 。 4.1.5负责补充合同、变更合同、解除合同的签订。 4.1.6必要时协助项目部、成本管理部处理索赔事项。 4.1.7如项目部撤销,与物业公司对接跟踪了解工程竣工移交后保修期内合同的履行情况。 4.2项目部 4.2.1经办 3.1合同类别中 3.1.10项合同的签订具体见【配套采购实施细则】 。 4.2.2经办 3.1合同类别中 3.1.11项合同的签订。 4.2.3建立与本项目有关的全部合同的【工程合同台帐】 。 4.2.4参与编制甲供材料设备【材料设备封样清单】 、负责甲指乙供材料设备【材料设备封 样清单】 。 4.2.5参与总包、装修总包、监理、景观、门窗、基础、消防、机电及合同金额超过 1000万以上的合同交底, 【合同交底单】归档。 4.2.6负责合同的履行及收集索赔证据。 4.3成本管理部 4.3.1负责合同中经济条款的编制和履行。 4.3.2负责合同索赔事项中金额的计算与审核。 4.3.3负责合同结算。 4.4客户关系中心 4.4.1经办 3.1合同类别中 3.1.9项合同的签订。 4.4.2提供合同索赔法律支持。 4.5总经理办公室 4.5.1负责盖公司公章、法人章。 4.5.2合同编号、归档。 5工作程序 5.1确定合作方 5.1.1工程供方必须按照【工程采购管理程序】的规定来选择。 5.2合同及订单的编制、审批 5.2.1除施工报建、质量监督检验、安全监督、燃气、有线电视、自来水、供电合同、外 部咨询类合同等可采用对方提供的版本外,其余合同文件应参照万科标准合同。 5.2.2经办部门合同报批须附签约依据,包括 1 对于招投标采购,须附【采购决策审批表】或评标分析报告。 2 对于竞争性谈判采购,须附【采购决策审批表】及比价、约谈记录。 3 对于直接委托采购,须附【采购决策审批表】及比价、约谈记录或相关的收费标 准。 4 对于零星采购,须附比价、约谈记录。 5.2.3属于集团集中采购的订单,无需签订书面合同文件,在确定【材料设备封样清单】 后,根据项目部、成本部确定的数量,在 PDC 平台中发起订单,转入 K2审批。 5.2.4审批过程中有修改意见的,经办部门必须与审批部门沟通,并按沟通后的结论意见 修订合同。 5.2.5合同编号具体按照【项目档案管理作业指引】执行。 5.3合同 /订单签订 5.3.1合同在 K2审批完成后,由总经理办公室在合同上盖公司公章、法人签章、多页合同 双方加盖骑缝章,经办人及经办部门负责人需要签字后归档。 5.3.2订单在 K2平台审批完成后,由总经理办公室归档。 5.3.3合同 /订单签订后应及时在【工程合同台帐】内登记。 5.3.4合同保管及交底。 5.3.5公司要求至少有二份原件,正本一份,副本一份。正本存总办,一份副本存项目部 采购管理仅存总包、装修总包合同 。集中采购协议一式四份,公司保留两份,正 本存总办,一份副本存采购管理部。 5.3.6【采购决策审批表】审批打印件存经办部门,具体按照【权责手册】执行。 5.3.7总包、装修总包、监理、景观、门窗、基础、消防、机电及合同金额超过 1000万以 上的合同采购管理部负责向项目部进行交底,填写【合同交底单】 ,项目部存档。 5.4合同 /订单履行 5.4.1工程合同中的经济条款由成本管理部负责履行。 5.4.2工程合同交底之后,竣工之前,工程合同由项目部负责履行。 5.4.3工程竣工移交之后。如项目部继续存在由项目部负责处理工程保修事宜,如项目部 撤销则由客户关系中心房修组负责处理工程保修事宜。 5.5索赔 5.5.1履行过程中双方有违反合同约定的情况时,项目部负责及时对涉及的技术方案进行 评审确认,成本管理部负责及时对涉及的经济方案进行评审确认。必要时采购管理 部协助处理。 5.5.2客户关系中心法务协助办理索赔。 5.6合同变更 5.6.1以下合同内容的变更应办理合同变更流程,签订变更协议。 1 合同标的变更。 2 数量变更或签证变更引起合同金额增加超过 10 3 履行期限或地点、方式的变更。 4 价款或报酬的变更。 5 付款方发生变化。 6 违约金、赔偿金等违约责任的变更。 7 关于一方或双方其他权利、义务的变更。 8 双方同意提前终止合同。 9 各方协商变更合同主体,或者一方把合同全部或部分权利、义务转让给第三方。 10 其他需要变更的情形。 5.6.2如果与现有合作方终止合作,另行确定其他合作方,则与前者签订的终止协议需办 理合同变更审批流程,与后者签订的合同需办理新合同审批流程。 6支持性文件 6.1【工程采购管理程序】 6.2【项目档案管理作业指引】 上海万科房地产有限公司 Shanghai Vanke Real Estate Co., LTD 工程合同管理程序 编号SHVK-QP-PR10 版号C/0 页码第 6 页 共 7 页 7 相关记录 7.1 【SHVK-QR-PR075 标准合同文本】 02合同交底单. doc 7.2 【SHVK-QR-PR076 合同交底单】 7.3 【SHVK-QR-PR077 工程合同台帐】 03工程合同台帐. d oc 7.4 【SHVK-QR-PR078 材料设备封样清单】 04材料设备封样清 单. doc 上海万科房地产有限公司 Shanghai Vanke Real Estate Co., LTD 工程合同管理程序 编号SHVK-QP-PR10 版号C/0 页码第 7 页 共 7 页 8 风险控制矩阵表 风险点/流程步骤 风险 级别 高 风险分析 未使用标准合同文本容 易造成法律风险 未开展合同交底，导致 工程人员对合同不熟悉 或理解出现偏差 关键控制点（CP） 采购管理部、项目部、成本管理部、客户关系中心法 务组共同编制标准合同， 采购管理部负责使用标准化 合同文本 责任 部门 采购 管理 部 责任 岗位 采购 工程 师 采购 工程 师 公司检查要求 备注 风险点编号 RP1 未使用标准合同 检查 【合同文本】 RP2 未开展合同交底 高 采购管理部负责总包、装修总包、监理、景观、门窗、 采购 基础、消防、机电及合同金额超过 1000 万以上的合 管理 部 同向项目部进行交底，并填写【合同交底单】 检查【合同交底 单】