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水利水电学院2013年工程硕士研修班 国际工程合同管理中的问题和解 决措施初探 专业名称水利工程 授课教师 课程名称国际工程合同管理 学员姓名 X X X 国际工程合同管理中的问题和解决措施初探 摘要本文从国际工程合同管理的内容和概念出发,探讨了我国水利行业在国际工程合同管理上的不足,并提出了相干解决措施。通过对国际工程项目麦洛维大坝的分析,表明学好和用好合同是当前管理好国际项目工程的关键。 一、国际工程合同管理的内容 1国际工程 国际工程指一个工程项目从咨询、融资、采购、承包、管理以及培训等各个阶段的参与者来自不止一个国家,并且按照国际上通用的工程项目管理模式进行管理的工程。 1.国际工程包含国内和国外两个市场 国际工程既包括我国公司去海外参与投资是实施的各项工程,也包括国际组织和国外公司到中国来投资和实施的工程。我国目前是一个开放的市场,随着加入世界贸易组织,工程项目市场会更加对外开放,在国内也会遇到大量“涉外工程”的国际项目。 2.国际工程包括咨询和承包两大行业 国际工程咨询是以高水平的智力劳动为主的行业,一般都是为建设单位业主一方服务的,也可以承包商聘请为其进行施工管理、成本管理等;国际工程承包包括对工程项目进行投标、施工、设备采购及安装调试、分包、提供劳务为主等,按照业主的要求,有时也做施工详图设计和部分永久工程的设计。 2合同 合同是一个契约。国际工程合同是指不同国家的有关法人之间为了实现在某个工程项目中的特定目的而签订的确定相互权利和义务关系的协议。合同文件包括在合同协议书中指明的全部文件,一般包括合同协议书及其附件、合同条件、投标书、中标函、技术规范、图纸、工程量表以及其他列入的文件。即工程合同包括工程项目的全部合同文件以及这些文件包含的内容。 3合同管理 合同管理指参与项目各方均应在合同实施过程中自觉地、认真严格地遵守所签订的合同的各项规定和要求,按照各自的职责,行使各自的权力、履行各自的 义务、维护各方的权利,发扬协作精神,处理好“伙伴关系”,做好各项管理工作,使项目目标得到完整的体现。 国际工程的建设过程同国内基本建设工程的实施过程大同小异,但由于它是一种跨国的经济活动,是涉及到多学科的一项系统工程,风险与利润共存,因此,较之一般的国内工程,它需要更严格的合同管理。大量的国际工程项目管理实践表明,合同管理是整个国际工程管理工作的核心。所有的国际工程项目管理工作都是围绕着如何圆满地完成合同而展开。合同管理的成功与否,直接决定着项目的成败,决定着业主与承包商“双赢”的合同目标能否实现。合同管理因其自身特点而与其他诸如进度管理、成本管理、质量管理、安全管理等项目管理子模块有所不同,这表现在 第一,合同管理强调全过程管理。即从最初业主与承包商的商务接洽、投标报价、合同签订、合同实施到最后项目完成之后合同文件归档为止,合同管理渗透到项目进程的各个阶段;第二,合同管理强调全员管理。合同管理的参与人并非仅限于合同管理部门,而囊括了所有的项目参与人。也正因为如此,合同管理成为包含内容最为复杂的项目管理子模块。除了处理项目各阶段形成的合同文件、应对各种由于变更、索赔、分包等发生的合同事件之外,还要涉及内部与外部多层次、多角度上的协调管理。 二、水电施工企业承建国际工程中在合同管理方面存在的问题 中国水电施工企业走向国际市场、特别是在承建大型水利工程的过程中,所缺乏的不是施工技术和施工能力,而是项目管理和合同管理,特别是在合同管理方面,我们还远未达到应有的国际水平。除语言能力有限等客观因素外,我们最主要缺乏的是合同意识和合同经验。当发生合同事件时,我们习惯于按国内固有的思维模式去分析问题和解决问题,而往往忽视了合同条款的规定;即便意识到了,但有时又不知该采用何种方式和程序去处理。目前,承建国际工程的中国水电施工企业在合同管理方面普遍存在以下几个问题 1不熟悉合同规范和法律; 2合同的意识较差,尤其是对国际工程合同管理意识淡薄; 3合同双方缺乏自我保护意识; 4合同管理人员不足、组织机构不健全; 5合同管理不能得到其他部门很好地配合和协作。 三、解决问题措施 如何更好地提高中国施工企业的合同管理水平,使合同管理工作更加规范化、系统化,以尽快适应国际工程要求,成为真正具有国际水平的承包商,应重点考虑以下几个方面问题 1.树立合同意识 首先应该明确,实施工程即是履行合同,我们为工程所做的一切都不过是在履行一个或多个合同。这就要求项目的管理者必须具备基本的合同意识,时时以一种合同观来审视和处理项目实施过程中的事件及各种关系。在做决定时,不仅要考虑技术上的合理性或可行性,同时还要考虑随之而来的合同效应。好的合同意识体现在做与不做的取舍上,如在设计优化的问题上,如果对我们有利且不会在技术上留后遗症的则应积极争取,但还要综合考虑诸如我方再进行改进需要时间等负面因素;对于变更项目,虽然我们有义务实施,但若对我方不利,则可尝试用诸如打足风险来提高成本的方法迫使业主取消变更。国际工程承包中切记不要让自己的职业准则取代合同要求,特别要注意价责对等,即业主付什么钱,我干什么活。当然,价责对等还体现在处理好质量和成本的关系、有没有必要超质量施工,要避免和扭转为争名誉、抢工期而不计成本地上设备、拼人力、投资金、提质量的粗放型管理方式。按照合同,质量的真正定义应为按照规范施工,也就是说承包商要不折不扣地按合同的设计和规定的技术规范进行施工。 2.合同条款要严密、完整 合同条款主要是指法律、法令明文规定必须写入的,当事者双方事先达成协议的,按合同的性质要求必须规定的条款。合同一经签订,在执行合同期间,只能按双方签字的条款执行,即使某条款不合理也要按合同办,因为合同具有法律效能。所以签订一个完整、严密的合同,是取得成功的第一步。重要的合同要请律师审查,若签了一个不完整、不严密的合同,在执行中发生纠纷,律师也无能为力。工程承包合同的主要条款通常有以下几项一般性条款;特殊条款;强制性条款;双方的权利、义务和责任;待实施工程的目标;工程的实施方式;工程造价及付款方式和付款货币;担保条款;合同工期;保险条款;违约处置等。对承包商而言,最实质性的条款是特殊条款,工程量、工程造价、付款方式和货币、 合同工期等是合同非常重要的部分,对工程合同起着决定性的作用,但只重视这些条款是不够的,一个完整的合同应是各项条款的全面阐明,因此要参阅国际通用的合同条款,详尽地商定和写明所需条款包含的内容,力求全面周密,为合同执行中发生纠纷时取得主动权。 3.合同中的保险条款 国际承包工程,历来被称之为“风险事业”。尤其是承包一些大型工程项目,建设期长达几年,遇到风险的可能性很大,天灾人祸和重大事故会给承包人带来灾难性打击,有的甚至可以导致承包商在经济上破产。为保障工程的实施,增强承包人抵御风险的能力,承包人可参加工程保险。常见的有工程全险、设备保险、人身意外保险、汽车保险、货物运输保险等,此外还有一些特殊的险种,承包人可以根据需要,选择财力雄厚、讲求信誉、保险费低的保险公司,灵活地投保。 4.建立健全的合同管理组织机构 按照国内项目的做法,合同部的主要职责是对内、对外的统计结算,最多再赋予计划的职能。而在大型国际工程中,合同部至少应具备计量和计价、索赔和变更、进度和计划等三大功能,这样才能保证合同管理的全面性和及时性。当然,合同部的建制在不影响工作效率和工作连续性的前提下,根据项目实施的阶段性特点也可进行合理调整,或增或减,以有效利用有限的人力资源。项目在界定职能时,还应充分考虑它与其他部门的工作衔接。因为不管多完善的建制,它都远不是项目管理的全部,其效率和成就离不开其它部门的密切配合。事实上,由于整个项目部的日常工作都在围绕着同一主题履行合同,所以,整个项目部的内部工作关系必然是一个部门之间实时互动、密切合作的畅通网络。另外,合同部的工作应由项目班子成员直接领导,并明确其职责和权力,这样将更有利于协调合同部和其他部门的工作并增强整个项目部对合同事件的快速反应和处理能力。 5.选派高素质、复合型的合同谈判人员 合同是双方协商取得一致意见后,对双方具有约束力的法律性文件,一经签订,任何一方都不能随意改变。因此,作为承包商,要严肃对待合同签约。 根据国际习惯做法,承包工程合同由工程咨询公司编制,承包商审核并提出意见,双方谈判最后达成一致,有的公司负责人有承包经验,但外语不过关,不能亲自审核合同草案,靠翻译逐句译出,而后根据译文提出意见再译成外文反馈 回去。这样，即使翻译的水平相当高，也需要大量时间，而合同的谈判和缔结时 间往往不允许。 因此要注意培养高素质的复合型人才，如能选派一些既懂专业知 识，有承包经验，又熟谙法律条文，精通外语的人员参加合同谈判，势必能在签 订合同时取得主动权，规避和降低项目的风险，增加效益。 6.正确处理矛盾 在实施国际工程项目过程中，矛盾是不可避免的，解决矛盾很多时候要通过 斗争。当更合理的解决办法是要一手持“盾” ，即要有防范风险的思想，防范对 方一切不合理的、苛刻的要求和做法；一手持“矛” ，这个“矛”指的是在合同 中自己一方可以利用的条款和规定。 正确的斗争方法就是学会利用合同来防范风 险并保护和争取合理的权益。 按照伙伴关系解决矛盾的正当途径是依靠合同和事实进行说理， 讲究公关技 巧和方式方法。 在平日注意要相互尊重，尊重对方的职权，不干预不该管的工作，如工程师 的任务是质量检查和验收， 对承包商的施工管理可以提出建议，但不应干涉承包 商采用什么具体方法好措施去保证质量。要相互信任和建立个人友谊、平日多交 流、以互相理解。 解决矛盾和争端的步骤一般是应先私下讨论、 协商， 尽可能坦诚地交换意见。 在实际工作中，有很多方案的修改、价格的确定或协议都是在会晤中达成的。当 然， 口头交流的结果往往要以书面的形式来确认，从而形成对双方都有约束力的 文件，它们是相辅相成的关系，在合同管理实践中应因时因地予以灵活运用。沟 通与交流应锲而不舍， 不可因对方的一次回绝而放弃努力， 合同管理中也应如此。 四、实例分析 麦洛维大坝是水电五局有限公司参建的第一个大型国际工程，在此之前，我 们没有任何国际工程合同管理的经验。在工程的开始阶段，各项合同管理制度基 本上是沿用国内工程的模式， 再加上从事合同管理的人员较少并且业务水平参差 不齐，在工作中不可避免地碰到了上述提到的种种问题，主要体现在 1合同意识不强，对于出现的合同问题反应不及时； 2组织结构不健全，缺乏专业人员，变更索赔工作不能全面开展； 3对合同条款的理解不透彻，不能正确、灵活地运用到合同事件的处理中； 4文档管理不完善，仅对往来函件和图纸等进行了存档整理，而对其他现场施 工资料等没有及时、全面地记录。 虽然我们也意识到了其中的一些问题并采取了一定的措施， 但由于缺乏大型 国际工程经验和其他条件的限制，合同管理工作没能全面和深入地开展，仅能满 足日常管理的需要。总体而言，项目前期的合同管理工作还处于摸索阶段。随着 工程的进展，施工中出现的变更索赔事件越来越多、也越来越复杂。为此，项目 部予以高度重视，从 2005 年起邀请了国际和国内的多位合同管理专家到现场参 与和指导工作，在他们的推动下，项目部从组织机构、工作流程、合同观念培养 等方面入手， 对合同管理工作做了比较全面的调整和改进，建立了适应国际工程 的合同管理模式并培养了一批具有较高业务水平的合同管理人员， 从而基本扭转 了被动的合同管理局面。从那时起，项目部的合同管理工作逐步走向了正轨，在 工程结算、索赔变更工作等方面取得了较大的成绩，并为 2008 年最终与业主就 合同争端问题达成和解协议打下了坚实的合同基础。目前，麦洛维工程已进入尾 工期，合同管理又进入了一个新的阶段。 五、结语 国际工程的合同管理是一项非常复杂的系统工程。 在国际工程实践中学好和 用好合同是管理工程项目的关键，是项目建设成败的关键，也是合同各方创造多 方面效益的关键。随着中国实力的增强以及国际市场的高度一体化，中国越来越 多的承包企业走出过门。承包企业应该根据自身和项目的特点，不断完善和提高 合同管理水平，以求在国际工程承包的大市场中不断发展和壮大。 参考文献 [1].何伯森，张永波.国际工程合同管理[M].中国建筑工业出版社，2005. 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