于印发《煤矿安全监察档案整理规范》的通知-.doc

于印发煤矿安全监察档案整理规范的通知 煤安监办字[2001]54号 各煤矿安全监察局、煤矿安全监察办事处 现将煤矿安全监察档案整理规范印发给你们,请遵照执行。 二○○一年七月二日 煤矿安全监察档案整理规范第一章总则 第一条为加强煤矿安全监察档案管理,统一煤矿安全监察档案整理方法,实现煤矿安全监察档案管理规范化、标准化和科学化,根据煤矿安全监察条例、煤矿安全监察档案管理规定和归档文件整理规则的有关规定,制定本规范。 第二条煤矿安全监察档案是煤矿安全监察机构履行监察职责和行政执法工作中直接形成并处理完毕的、具有保存价值的各种文件资料的总称。包括文字、图表、音像材料。 第三条本规范适用于国家和省级煤矿安全监察局及煤矿安全监察办事处。 第二章基本术语 第四条归档文件立档单位在其职能活动中形成并且办理完毕的,作为档案保存的各种文件材料的总称。 第五条件由一份或数份同一主题内容文件组合而成的档案管理单位,一般以备份完整文件为一件。文件正本与底稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册本为一件,来文与复文为一件。 第六条卷由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案管理单位。 第七条组卷将归档文件材料按“件“或“卷“整理的过程称之为组卷。 第三章立卷 第八条煤矿安全监察档案实行文书处理部门和业务部门共同立卷制度。档案部门或档案管理人员负责对业务部门的立卷工作进行业务指导。其中国家煤矿安全监察局的立卷归档工作由各司室、中心的综合部门负责;各省级煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务处室负责;煤矿安全监察办事处的立卷归档工作由各业务科室或有关安全监察人员负责。 第九条国家和省级煤矿安全监察局的档案管理部门及煤矿安全监察办事处的综合部门负责集中保存本单位全部档案。立卷归档工作包括以下内容 1.将办理完毕的文件材料,按归档要求收集齐全准确。文书档案以备份完整文件为一个整理单位,组成“件“;科技档案以一个成套的项目为一个整理单位,组成“卷“;煤矿安全监察档案以一个煤矿为一个整理单位,组成一矿一档案卷。 2.对文件归档过程中和归档文件材料本身应说明的情况做出说明。 3.编制移交目录。移交目录格式可参考归档文件目录格式自行编制。 第十条立卷归档工作中特殊问题的处理 1.跨部门形成的文件材料,立卷归档工作由主办部门负责。会议文件材料,由会议承办部门归档两个以上部门承办的会议,由主办部门归档。其它部门不归档。 2.本机关形成的文件材料。一般将文件正本和发文底稿归档;有领导人批示或有重要修改意见的文件草稿,与正本一并归档。外单位来文,将文件阅办处理单与文件一并归档。 第十一条归档文件材料的排列 1.一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正稿在前,底稿在后;定稿在前,草稿在后;转发件在前,原件在后案件材料中结论性材料在前,依据材料在后。 2.带有附图或附表的文件材料排列顺序为文件材料在前,附图、附表在后。若附图小而少时,可与文字材料组合在一起;若附图比较多时,文字材料单独组卷,所附图可根据情况组成若干个保管单位。带有印刷物的文件材料,可视印刷物的情况,与文件材料合并组卷或单独组卷。 3.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。 4.件、卷内文件材料应按排列顺序遂张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角,科技档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边各留2厘米距离,双面或筒子页正反面均应编写页码,页码用阿拉伯数字编写。 5.件、卷内文件材料为装订非金属装订印刷册时,每一册编一个号,不再逐页编号。 6.文件处理单应单独编号。 第十二条归档时间煤矿安全监察档案采用随时归档办法,即各归档部门应随时将己办理完毕的文件材料,按归档要求交档案部门或专兼职档案人员归档。 第十三条归档手续文件材料归档时,交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字,移 交目录由归档人编制。 第十四条对不应归档的文件材料,档案部门或专兼职档案人员应将其返还给文书立卷人员,并在归档移交目录上签字注明。 第十五条己归档的图纸、文件材料,如有废止或更改等情况,承办部门必须及时通知档案部门或专兼职档案人员,并将新图纸等有关材料及时归档。 第十六条各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施,以确保文件材料的齐全完整。 第四章归档文件材料要求 第十七条归档的文件材料必须办理完毕,齐全完整,具有保存价值。 第十八条本部门主办的文件,必须归档保存原件。一般情况下,复印的文件,不作为档案保管复印件作为正文附件的除外。若确无原件或原件丢失,须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存,应复印归档,并加以说明。 第十九条档案载体为磁盘等磁性物质时,必须同时附有纸质打印件。 第二十条凡是在本单位刊物登载发布,不另行文的文件定稿,应由文件主办部门将定稿和刊物一并归档。 第二十一条文件材料装订线或文件含计算机打印材料左侧二厘米之内,不得书写任何文字。 第二十二条归档的文件不得带有金属装订物。 第二十三条已破损的文件应予修复,字迹模糊或易褪易变的文件应予复制。 第二十四条对文件材料进行必要的技术处理时,应最大限度地保持其原貌。 第二十五条整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 第二十六条归档文件材料中含有图纸时,应将图纸向图的正面,以手风琴方式折叠成宽21厘米,长29.7厘米,或以与所用的盒、袋相适应为准。蓝图的标题栏应在右下角露出。 第五章归档 第二十七条应归档的文件材料必须定期向档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。 第二十八条文件材料的保管期限分为永久、定期二种。 第二十九条凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌,对机关、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料,定为永久保管。 第三十条凡是反映本单位一般活动,在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,定为定期保管。定期保管期限分为50年、30 年、15年、5年四个档次。煤矿安全监察档案材料归档范围及保管期限详见附件1。 第三十一条属固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档,后借用。 第三十二条一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用年限。煤矿安全监察档案的实际保存期限应考虑相应的法律有效期限。 第三十三条文件材料保管期限的起始时间文书档案以案卷的所属年度计算,科技档案从归档以后的次年一月一日起计算。 第六章整理 第三十四条煤矿安全监察档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位,进行装订或不装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。 第三十五条整理工作要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 1.装订整理方法装订即对己编排完毕的文件材料进行固定。装订方法可根据现代技术的发展采用适合本单位情况的做法。装订的“卷“或 “件“,其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章并填写相关内容。归档章样式见附件2。以“件“为单位装订的档案,不再要卷皮。以“卷“为单位装订的档案,采用软卷皮。软卷皮样式见附件3。 2.不装订的整理方法档案采用不装订方法时,应对“卷“或“件“内的每一页文件材料加盖归档章,然后每“件“档案置于档案袋内。档案袋样式见附件4。 3.煤矿安全监察办事处档案整理方法一矿一档案卷采用不装订方式。 第三十六条分类和组卷煤矿安全监察档案按不同类型的机构,分为二种管理方式 1.国家和省级煤矿安全监察局 以内设组织机构为基本类别,另外增设基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、特殊载体档案等类别。以组织机构为类别整理的档案,“件“是基本的管理单位。可采用装订或不装订二种整理方法。基本建设档案、设备仪器档案以“卷“为基本单位,以项目、专业性质、种类为组卷依据,保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法即文字材料部分装订,图纸部分不装订。 2.煤矿安全监察办事处 管理和事务类文件按收文和发文两种类别管理,按先后顺序组卷。基本建设档案、设备仪器档案的管理同本条第l款。对煤矿安全监察文件材料、事故调查处理材料、矿井基础性材料实行一矿一档的管理方式,采取不装订的整理方法。即以矿为单位,将这三部分文件材料依时间或重要程度的顺序,分别置于盒内。一般情况下,一个矿的安全档案应有三个保管单位,即矿井基础性材料、安全监察材料、事故调查处理材料。某一类文件材料多时,可增加保管单位。档案材料少的矿井,也可将这三类档案装入一个盒内。如这三类档案中含有录音、录像等需特殊保存的材料,可将录音、录像档案单独存放,同时在盒内的备考表中注明。 第三十七条在煤矿安全监察类档案整理过程中,应注意文件材料的动态管理及归档工作。事故调查处理类档案可按事故等级和处理权限,增加相应的保管单位。 第三十八条排列与编号 1.完成组卷工作后,应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等对“件“或“卷“进行顺序排列,并按封皮要求填写相应的项目,以确定件、卷的排列顺序。 2.档案的编号方法采用按年度分类别的编号方法。煤矿安全监察档案煤矿安全监察办事处管理的一矿一档案卷采用大流水编号法。 3.永久与定期保存的档案混合编号。 第三十九条编目 1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和室编件号顺序,逐份输入计算机,正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等。归档文件目录样式见附件5。 2.归档文件目录一式二份,分别由档案部门和归档单位保存。 3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、机构问题等项目。归档文件目录封面样式见附件6。 第四十条装盒归档案卷无论装订与否,均应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按室编件卷号,顺序装入档案盒,并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后,对该盒各件、卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件7、8。 第四十一条整理完毕的档案,质量应符合下列标准 归档文件,齐全完整;归档材料,符合要求;分类清楚,保持联系;卷内排列,系统条理;保管期限准确;卷盒书写,整洁规范;案卷装订,整齐美观; 图纸折叠,符合要求。 第四十二条案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点,采取灵活的排列方式,但应做到有规可循,井然有序。 第七章移交 第四十三条国家煤炭工业档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地,负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。 第四十四条煤矿安全监察办事处是临时保存本单位档案的基地。所保存的煤矿安全监察档案应在该矿停产、关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限,向省级煤矿安全监察局提出处置意见。煤矿关闭后又恢复生产时,该套档案再移交相应的煤矿安全监察办事处。 第四十五条省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案,并履行以下职责 1.接收并保管煤矿安全监察办事处移交的档案。 2.每5年,向国家煤炭工业档案馆移交所接收的煤矿安全监察办事处的档案。每15年,向国家煤炭工业档案馆移交保存期限在50年含以上档案的光盘扫描件及其他保存期限档案的文件级目录。 第八章附则 第四十六条本规范自印发之日起实行。