浅谈如何做好煤矿建设项目档案管理工作.doc

浅谈如何做好煤矿建设项目档案管理工作 因而对档案的管理.标准也就更高.煤矿项目档案工作人员.使得档案人员在收集资料过程中出现归档资料不全.施工档案资料不全;尤其是施工日志.全过程管理.将项目档案工作纳入项目. 项目档案管理是项目控制的重点之一,是项目管理的重要组成部分,对项目管理起着支撑和保证作用。档案管理是企业管理的一个窗口。通过企业档案可以了解企业的管理水平、经营状况,档案管理的好坏可以反映企业管理的总体水平。项目档案是项目设计、施工管理、设备采购的基础。项目档案是项目建设全过程的原始记录,是总结经验教训、进行科学研究的宝贵资源。项目档案是项目审计、稽查的基础资料、重要线索及定性定案的主要依据。在加强工程质量控制、追究工程质量责任、查处事故、惩治工程领域腐败行为等方面具有不可替代的重要作用证据。项目档案为项目的建设、投产运行、竣工验收及投产后制定生产销售计划,指导安全生产,设备维护、抢险救灾、事故处理及技术改造、扩大规模等提供全面可靠的信息和凭证。项目档案是企业依法生产经营、维护合法权益的最有力的法律依据。它涉及建设项目的各领域、各环节和全部过程。 现代化建设项目由于投资巨大,投资主体趋于多元化,管理体制越趋复杂。因涉及多方利益,管理更加公开透明,档案就更加重要,因而对档案的管理,要求更加严格,标准也就更高。项目档案既要得到领导的重视,又要取得业务部门的支持和配合。 一、当前煤矿建设项目档案工作存在的主要问题 一档案工作方面 1.对项目档案工作的重要性和科学性认识不足,观念陈旧、管理滞后档案工作不与项目建设同步安排;档案管理机制不健全、制度不完善或严重滞后;档案工作人员业务素质很不适应工作的需要。 档案工作是一门管理科学。煤矿,特别是井工矿是井下作业,档案工作有其特殊性,更需要以科学的态度认真对待。不能以陈旧的观念、被动的态度来应付。有的领导档案工作观念落后,把档案工作看的过于简单,不安排专人管理档案,或安排的人员既不熟悉档案业务,也不了解煤矿建设。使档案工作基本处于放任自流的状况。 档案资料收集是档案工作基础。必须与项目建设同步进行。若错过最佳时机,使制度形同虚设,也起不到应有的作用。 档案工作人员素质是项目档案工作质量的关键因素。煤矿项目档案工作人员,不熟悉档案工作绝对不行。只懂得档案工作,不了解煤矿建设也管理不好档案。 2.信息化程度低,与煤矿现代化水平很不协调。 近几年,煤矿现代化水平提高很快,生产经营信息化已达较高的水平。然而,作为主要信息源的档案部门,信息化程度却很低。档案信息化列不上计划、排不上日程。有的连计算机检索都做不到,更谈不上信息化。与煤矿现代化水平很不协调。 3.煤炭行业缺少系统的指导煤矿项目建设的行业标准 作为从事煤矿行业的档案管理人员,感觉档案管理行业标准没有系统的标准,使我们在工作中缺少依据。比如井下生产技术、地质地测等方面的标准太笼统,使得档案人员在收集资料过程中出现归档资料不全。因为从事煤矿档案管理人员几乎是女同志,对煤矿井下的业务不是很熟悉,所以希望制定一个详细的标准。 二档案方面、档案库房、装备装具达不到国家的标准要求。 档案资料缺失比较多,整理不规范。主要表现审批文件不齐全、不完整,尤其是缺失原件;财务资料归档不及时; 招投标文件资料不全,或只存中标文件,不存未中标文件,合同资料不全,施工档案资料不全;尤其是施工日志、监理日志质量很差,没有标准,没有规范,不知所云,甚至存在批量造假现象。有的矿在施工中,瓦斯监测记录有多次超标,但在施工和监理日志中却没有有关记录和所采取的措施。隐蔽工程、特殊地段的施工,原始记录不全或不归档;项目管理资料不全,一些重要会议和重要事项决策过程记录不全;竣工图不规范,印章、签名不规范;竣工图是项目建设的真实反映。国家对竣工图的编制、更改,竣工图章的规格、使用、签名等都有严格要求。 档案库房简陋,库房、办公、借阅没有分开。 总之,煤矿建设项目档案管理工作与现代化管理水平不相适应。 二、做好煤矿项目档案工作应采取的措施 一领导是关键,网络作保障。 项目建设单位要明确一名领导分管档案工作。要确立档案工作在项目建设中的作用和地位。树立项目档案管理是项目管理的组成部分的观念。要做到 1.项目档案工作与项目建设必须同步进行,全过程管理。将项目档案工作纳入项目建设管理程序;建立项目档案工作领导责任制和岗位责任制;纳入合同管理,合同条款中明确档案责任;在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款.明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任及违约处罚。参与支付控制,设立档案抵押金,明确规定没有档案部门的签字不得付款。 2.建立项目档案工作网络体系,将档案工作贯穿于项目建设的各单位、各部门、各领域,做到全员参与、系统管理。 本着集中统一管理、分工负责的原则,项目档案实行以建设单位为档案管理核心,以设计、施工单位为档案管理主体,以监理控制为重要手段,实施事前介入、事中控制、事后验收的全过程的管理模式。 要设置项目档案管理部门,配备适应工作需要的档案工作人员和库房、设备; 要制定相应的档案管理制度,明确有关各方档案管理职责、任务、具体管理措施及奖惩办法。 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。 3.配备合适人选,加强业务培训,提高管理水平 国家关于重大建设项目档案验收内容及要求中明确规定参与项目建设的单位要配备适应工作需要的档案管理人员,档案管理人员要经过档案管理专业培训。经过档案管理专业培训,业务能力要达到能够明白单位资料的归档范围;有一定组织协调能力会管理。能把参加项目建设的单位各部门专、兼职档案人员组织起来,协调工作;了解煤矿项目建设的基本知识。有较强的事业心、责任心和使命感。 4.项目归档的资料必须完整、准确、系统,应做到图物相符、内容真实、数据准确、整理规范、手续完备,要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的笔书写、绘制。 二档案工作人员要自觉提高自身素质,主动适应档案工作的需要 1.档案人员的自身素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养的总和。它包括职业道德素质、专业素质、视野开阔的知识素质。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量,对档案工作整体效能的发挥也起着关键作用。 毕业论文网