第一、二讲公司公文处理讲义1.pptx

公文处理与办公室日常管理,中国人民大学信息资源管理学院王英玮教授,第一讲企业办公室人员岗位定位及其处事规则,一、办公室人员角色认知（一）办公室人员角色定位（二）办公室工作对人员的要求（三）办公室人员现代服务新理念,（一）办公室人员角色定位,1.角色一下属办公室人员是高（中）层经理、经营者的下属，这就意味着你是“经营者的替身”。2.角色二同事办公室人员与其他部门的员工之间，是同事关系，需要相互支持和协作。3.角色三上司办公室领导相对于下属而言，是上司，也是领导者、教练、管理者。4.角色四挂名首脑和谈判者对外，办公室人员是部门开展业务，以公司名义与客户打交道的任务承担者。,（二）办公室工作对人员的要求,（二）办公室工作对人员的要求,自我管理我是谁我要去哪里我如何去1.观念管理◇我为什么工作目标价值观2.态度管理◇我为谁工作创业心态,就业心态3.行为管理◇我应该怎样工作学习力执行力一个人职业发展的过程就是自我管理不断优化的过程,是提高自控力的过程,是和不良习惯做斗争的过程,（二）办公室工作对人员的要求,几点提示1.调整好自己的观念和态度两种人的幸运（1）能够选择自己所喜欢的。（2）能够喜欢自己所选择的。◇大多数人想改变世界，却很少有人想改变自己,（二）办公室工作对人员的要求,2.关注目标，更应关注过程我们要成功后才快乐呢，还是快乐的去追求成功3.要有自信我们被别人认可的才能只是冰山一角，没有争取成功的意愿，克服困难的决心，就不会使自己的天赋浮现。4.位置在上时，要看得起位置不如你的人；位置在下时，要看得起自己,（二）办公室工作对人员的要求,5.行动一个人如果总选择不动,就必然会有人来动你6.学习读书,读事,读人。一个人离开学校后最应该做的事。今天对自己多一些刻薄和残忍,明天你就会得到更多的认可和宽容。7.笨的概念总重复同样的行为却希望获得不一样的结果我们一直在努力我们每天在进步,（三）办公室人员现代服务新理念,1.赢服务者赢天下2.不断补充我们的知识（1）千万别让那些整天躺在沙发上无所事是的人，告诉你生活是多么的无奈（2）你若青涩还能成长,你若成熟便将腐烂。3.了解时间管理的重要性紧急且重要、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。,第一讲企业办公室人员岗位定位及其处事规则,二、企业办公室人员处事规则（一）基本规则（二）实用规则,（一）基本规则,一、要有“恐慌感”，做到“四个博”“博览群书”、“博闻强记”、“博采众长”、“博学多才”。二、必须围着领导转，围绕事务干，从属于领导，服务于工作。“当领导者交给你一个难题的时候，你不能说没有办法，而要说我试试看。”三、要有绿叶精神，无私奉献，淡泊名利，不计较个人得失。“权位只是脚下的台阶，不是一个人真正的高度；荣耀只是脸上的脂粉，不是一个人真正的肤色。”,（一）基本规则,四、要有一种强烈的自警、自励、自重、自省的精神。“一个人最大的敌人不是别人而是自己，一个人最大的悲剧不是被别人打倒，而是自己把自己打倒。”,（二）实用规则,第一条，要观察办公室各个势力群体，然后向强势的群体靠拢，只要和他们同一阵线了才会得到他们的保护和关照。第二条，遇到他们在说人是非的时候，只做一个聆听者，千万不要发表任何意见，在办公室得罪任何一个人都不好。第三条，做人不要太低调也不要太高调，低调被人欺，高调被人搞，要掌握好平衡点。第四条，如果在办公室是个普通员工，请把你的原则丢掉，等你当了主管以上职位的时候再捡回来。,一、公文处理的一般要求二、公文种类三、公文格式四、行文规则五、发文办理六、收文办理七、公文归档八、公文管理,第二讲公司公文处理,一、公文处理的一般要求,1.公文是公司在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司管理和进行公务活动的重要工具。2.公文处理必须严格执行中华人民共和国保密法和集团公司的保密工作制度的有关规定，确保国家秘密、公司商业秘密的安全。坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。,一、公文处理的一般要求,3.公司综合部（办公室）负责公司文书处理工作的管理，并履行对各经营公司文书处理工作的指导、监督、检查职能。4.公司各部（室）需对外、对上级公司或者对外发布各类信息、各类稿件的，必须由公司综合部（办公室）审核，确认无误，报公司领导批准后以综合部（办公室）的名义发布。,二、公文种类,公司的公文种类主要有决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,二、公文种类,（一）决定适用于对重要事项或者公司长远规划、战略发展做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销公司有关单位（部门）不适当的决定事项。（二）通知适用于批转公司各单位（部门）公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求公司各单位（部门）办理和需要周知或者执行的事项，任免人员。,二、公文种类,（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级机关请求指示、批准。,二、公文种类,（六）批复适用于答复各单位（部门）的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示类公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出明确答复或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确意见的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。,三、公文格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。,三、公文格式,（一）涉及国家秘密、公司商业秘密、内部注意事项的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。,三、公文格式,（四）发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,三、公文格式,（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位（部门）负责人的签发日期为准。,三、公文格式,（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左到右横写、横排。,三、公文格式,◇公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。◇公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。,四、行文规则,第一，根据隶属关系和职责范围行文；第二，授权行文；第三，行文由办公（综合）部门统一处理；第四，公文一般情况下不直接报送领导者个人；第五，非特殊情况不得越级行文；第六，同级单位可以联合行文；,四、行文规则,第七，部门会签未经协商一致，不得各自行文；第八，向下级或本系统的重要行文，应同时抄送发文单位的直接上级；第九，受双重领导的单位向上级单位行文时，应写明主送和抄送单位；上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送其另一上级单位的原则；第十，确有必要、注重效用的原则。,四、行文规则,（一）公司党委、公司对公司各经营公司、机关各部室可以直接行文。（二）公司党委、公司可以直接行文，也可以联合行文。（三）公司党委、公司对上行文一律由公司综合部门（如办公室等）以公司党委或公司名义发文。各单位（部门）需向国家和省级有关单位上行文，应将代拟稿先送公司综合部，由综合部按程序送审、签发。,四、行文规则,（四）公司及各单位（部门）向没有隶属关系单位发文一律用“函”商洽。◇部门之间一般不行文，必须行文的可采用便函。如属于部门机构的合并与分设、职责分工的确定与改变，员工的任免、奖惩等事项，也可以行文。（五）属于公司各单位（部门）职权范围内的事务，由各单位（部门）自行行文或联合行文。（六）联合行文应当明确主办单位（部门）。须经公司审批的事项，经公司同意也可以由各单位（部门）行文，文中应当注明经公司同意。,四、行文规则,（七）属于主管单位（部门）职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位（部门）处理。（八）单位（部门）之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司将责令纠正或撤销。（九）公司业务归口管理的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,四、行文规则,（十）“请示”应当一文一事；一般只写一主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。（十一）“报告”不得夹带请示事项。（十二）公司各经营公司、机关各部室以本单位（部门）名义向公司领导报送的“请示”、“意见”和“报告”，须先报公司综合部，由公司综合部审核后报公司领导审批。★除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”（十三）行政出文不得对党群组织指示、布置工作。,五、发文办理,定义发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。要求1.公司外发、下行公文必须经公司总经理或常务副总经理审批签发，由综合部（办公室）负责打印、转报、下发。2.各单位需要以公司名义外发或下行文件的，由各单位自行拟稿，报总经理（执行总经理）或常务副总经理审批签发后方可交综合部（办公室）统一打印成文。3.公司下行公文由公司行政办按一定范围和文件要求统一发送或在公司内部网站上公布。各单位不得擅自在InternetExplorer或公司内部网站上公布各类公文。4.需要平行发文的，由各单位负责报批、打印、转发。具体要求为平行公文须经公司分管领导审批签发后方可打印，打印后须在公司综合部（办公室）归档后方可转发。,办公室或有关人员拟稿,,组织会商,办公室或有关人员核稿,,,公司领导签发,办公室或有关人员校对,,办公室用印,,,办公室登记、存档、分发,五、发文办理,（一）公司应统一规定办理文件的发文字号及适用范围。例如XXX公司规定的文件发文字号和适用范围是1.XX发党字主要用于该公司党委对各经营公司发布的决定、决议；部署党务工作、党内任免、调配、转发上级文件；向上级请示、报告工作；组织、宣传及精神文明建设等。2.XX发群字主要用于公司工会、团委对下级工会、团委发布的决议、决定；部署群团工作；转发上级文件；向上级请示、报告工作。,五、发文办理,3.XX发文字用于发布公司重要决定、决议、工作安排，转发上级文件批示；向母公司请示，报告工作及行政部署；机构编制，劳动及人事任免；财务、计划、合同、投资管理工作及所有公司行政管理方面的工作。4.XX发函字用于公司与平行机关和不相隶属机关商洽工作及征询意见。5.XX发办字用于公司发布、传达内部一般知会性事项，协调处理公司一般事务性、行政性工作。,五、发文办理,6.会议纪要党、政会议均以“会议纪要”形式传达有关会议的主要精神和确定的事项。7.XX发董字各经营公司董事会主要以“xx董文字的文号行文，主要用于发布董事会形成的决定、决议；重要工作安排、机构编制、人员任免、向上级请示工作、重要会议的正式通知、公司特别重要的行政管理工作等。,五、发文办理,（二）草拟公文的要求1.符合国家的法律、法规及清江公司公文管理有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,五、发文办理,6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。7.应当使用国家法定计量单位。8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国家组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9.公文中的数字，除成文日期、部分结构次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,五、发文办理,（三）协商与会签拟制公文，对涉及其他单位（部门）职权范围内的事项，主办单位（部门）应当主动与有关单位（部门）协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位（部门）的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位（部门）可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位（部门）会签后报请公司综合部，公司综合部根据情况报请有关领导协调或裁定。,五、发文办理,（四）审核◇以公司名义制发的公文送负责人签发前，应当由公司综合部进行审核。审核的重点是1.是否确需行文2.行文方式是否妥当3.是否符合行文规则和拟制公文的有关要求4.公文格式是否符合本办法的规定等。,五、发文办理,（五）签发1.以公司名义制发的上行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发；2.以公司名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。,五、发文办理,（六）复核1.公文正式印制前，公司综合部应当进行复核，重点是（1）审批、签发手续是否完备（2）附件材料是否齐全（3）格式是否统一、规范等。2.经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。,五、发文办理,下行公文制发发生错误后的处理方式1.公文制发是一件十分严肃的工作，必须认真仔细办理，下行公文在制发过程中一旦发现错误，应立即暂停制发工作，查找原因后，再按公文制发程序正常运转。2.对已经发下去的错误公文，应视错误类型和严重程度，采取电话通知停止执行、收回处理或由各收文单位自行销毁处理等方式办理。,五、发文办理,3.如需重印下发的公文，可在其正确文本上加贴“更正”条，内容如下,六、收文办理,（一）收文办理的定义◇指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。基本要求1.公司综合部（办公室）为公文处理的职能部门，负责公文的签收、登记、传递、归档和督办，为保证公文有序流转，统一归档，提高工作效率，凡未经公司行政办统一签收、登记的公文，不得在公司领导之间、领导与部门之间、部门与部门之间擅自传递。,登记并填写收文处理单,,办公室主任阅示填写拟办意见,,公司领导签批,,公司领导传阅,,,按领导批示转有关部门承办,,办公室催办,,承办单位注办,,办公室收回公文，注销,,,清退,立卷归档,外来公文处理流程图,,六、收文办理,2.国家、省、市等上级主管部门和同级单位给公司的来文、来函、来电等，由公司综合部（办公室）负责签收，并按照涉及的相关内容递送给公司有关领导签阅或批转。3.参加重要会议带回的文件、资料，在汇报和传达后，应将文件、资料及时交公司综合部（办公室）签收，防止文件的传失、积压和漏办。需请公司有关领导阅批的，由行政办转报。4.各单位上行公司领导的报告、请示、工作计划、工作汇报和工作总结，由公司综合部（办公室）统一签收，并按涉及的相关内容递送给公司有关领导签阅或批转。,六、收文办理,（二）对所属公司和各部门上报公文的审核收到公司各子公司、机关各部室上报的需要办理的公文，公司综合部应当进行审核。审核的重点是1.是否应由本单位办理；2.是否符合行文规则；3.内容是否符合国家法律、法规及公司公文管理的有关规定；4.涉及其他单位或部门职权的事项是否已协商、会签；5.文种使用、公文格式是否规范。,六、收文办理,经审核，对符合本办法规定的公文，公司综合部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关单位（部门）办理，需要两个以上单位（部门）办理的应当明确主办单位（部门）。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经公司综合部负责人批准后，可以退回呈报单位（部门）并说明理由。,六、收文办理,公文复制方面规定和要求复制上级机关的公文和资料，应经发文机关批准、授权或经本级机关负责人、办公室主任批准。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期、份数和分发范同；复印件如作为正式公文使用时，应加盖复印机关戳记或证明章。复制的公文与正式印发的公文同样管理。绝密级和注明不准翻印的公文、密码电报严禁翻印、复制。,六、收文办理,（三）承办要求1.承办单位（部门）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。2.紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。3.对不属于本单位（部门）职权范围或者不宜由本单位（部门）办理的，应当及时退回交办的公司综合部并说明理由。,六、收文办理,（四）拟办要求收到上级机关下发或交办的公文，由公司综合部提出拟办意见，送负责人批示后办理。（五）协商、协调或裁定公文办理中遇有涉及其他单位（部门）职权的事项，主办单位（部门）应当主动与有关单位（部门）协商；如有分歧，主办单位（部门）主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司综合部，公司综合部根据情况报请有关领导协调或裁定。,六、收文办理,（六）批办1.审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；2.没有请示事项的，圈阅表示已阅知。（七）催办送负责人批示或者交有关部门办理的公文，公司综合部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,七、公文归档,（一）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和公司的有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。（三）联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。（四）本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。,七、公文归档,（五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。（六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。,八、公文管理,1.公文由公司综合部统一收发、用印、归档和销毁。2.公司各子公司、机关各部室应当建立健全本单位（部门）的公文处理的有关制度。3.上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，其它公文翻印时必须经本单位（部门）负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位（部门）、日期、份数和印发范围。4.公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。,八、公文管理,5.公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。6.不具备归档和存查价值的公文，经公司档案部门鉴别、批准，可以销毁。7.销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。,八、公文管理,8.单位机构合并时，全部公文应当随之合并管理。单位机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交公司综合部。由综合部整理后上交公司档案部门。9.工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。10.以公司各下属公司、机关各部室名义下发的公文都必须使用本公司办公网的电子公文管理系统，减少纸质公文的数量。,八、公文管理,11.按公司保密工作管理制度的有关规定不准复制、拷贝带秘级的电子公文，各单位管理人员不得擅自扩大带密级电子公文的分发范围。12.电子公文介质（包括硬盘、软盘、光盘等）的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。电子公文介质的维护和维修，需指定专人负责。未经领导批准，不得送外单位维护、维修。,第三讲企业公文写作,一、公文的基本类型二、公文格式规范三、公文写作案例分析,一、公文的基本类型,国家行政机关公文处理办法中有13种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要中国共产党机关公文处理条例中有14种决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,一、公文的基本类型,◇公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。◇按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。◇按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。,二、公文格式规范,,三、公文写作案例分析,,公文写作“20字诀”,符合政令行文周严格式规范遵守规则表述精当,谢谢大家,