石油石化工程建设领域总包商的库存控制.pdf

7 6 石 油工 程 建 设 0 ’* 。 ‘ z ％ 。 赦 。 癌 。 m 。 一 埔 。 m 2 № “ “ 晦 蕾蠢 晦 誓蠢黛 嘲嘲 辩群觏孽謦鼙懈 都都 ，师钢 雷2 1 ． 中国石油天然气勘探开发公司，北京 1 0 0 0 3 4 ；2 ． 中国寰球工程公司，北京 1 0 0 0 2 9 摘要近年来 。随着我国石油石化行业工程建设总承 包 E P C 业务的兴起 ，项 目成本控制和过 程控制能力得到 了很 大程度的加 强．然而很 多项 目目前仍面临着库存数量过大、结构不合理、管 理不科 学、甚至不被 重视等 问题 如何更精 细化地控制库存成为了很 多行业 内E P C项 目的一个不 小的挑战 文章以材料管理 系统和组织管理为出发点．结合作者在越南化肥项 目的工作 经历 ，分 析 了总承 包商库存 控 制的 几 个关键 因素 ，并 给 出相应 的合 理化 建议 ， 目的是 降低 供应 链环 节 成本 ， 减 少资金 占用 ．提 高工作 效率 ．从 而增强企 业竞 争力 关键词 库存控制 ；材料管理 系统；组织管理 d o i 1 0 ． 3 9 6 9 ／ i ． i s s n ． 1 0 0 1 - 2 2 0 6 ． 2 0 1 3 ． 0 4 ． 0 2 3 1 材料 管理 系统概 况 在工程建设领域．对于总包商来说 ．现场材料 管理是供应链 环节 的最后一环 根据有关程序文 件 ，除去事先建立库房 、完善安保设施等工作外 ， 现场材料管理 的基本工作可 以大致概括为 卸车 、 置放 、检验 、清点 、存储 、发放、维护 、盘点 。然 而如果要做到对设备材料供应强有力的控制 ．还需 要做大量的数据录人 、核对 、查询 、分析、比较工 作 以及与设计 、施工、H S E、质量等各部 门的配合 协调工作 因此 ．一套完善的材料管理系统和科学 的组织管理成为了必不可少的因素 材料管理系统 有 很 多 种 ，如 Ma r i a n、S A P E R P、E P I C O R、运 用 智 能化条形码 的 T O P I S等 中国寰球工程公司 自 行开发 的材料管理 系统MMS ．是一套 集数据 库 、程序 、网络 、服 务器 、可视 化操 作终端 于一 身 的综合材料管理软件 ．一套 以材料管理本身为出发 点的 E R P系统。其优点 一是信息量大 ．基本可 以做到涵盖所有材料 的有效属性 ，例如 材料代 码 、详细描述 、规格 、型号 、数量 、对应 的管道 号 、请购单号 、订单号 、装箱单号 、库存位置等信 息 二是操作方便 ．通过中心服务器和客户端直接 连接．运用数据库关联和可视化操作界面．方便材 料工程师的输入、输 出、查询 、维护等工作 ；三是 强大的数据统计综合功能，便于监控、比较 、分析 数据和输出报表 ．以达到精细化控制库存的 目的 另一项对库存控制的关键 因素是组织管理 ．这其中 包括采购部f 1自身的管理程序 对到货接收 、清点 盘库 、材料发退等环节的控制 、与其他相关部门 的配合程度 统一编码 、掌握设计原始数据 、采购 动态数据等 、项 目管理的综合水平 明确职责分 工和权限、信息化等等具体条件 。本文将分析材 料管理系统和组织管理的具体因素，阐述其在库存 控制中的作用和重要性 ．并给出适 当建议 2完善 的材料 管理 系统 目前 ．世界上越来越多的企 业引入 E R P系统 来实现对其整个供应链 的有效管理 ．以求最大限度 地利用企业现有资源．实现经济效益最大化 对于 石油石化工程建设领域的企业来说 ．供应链 主要体 现在询价 、请购、采买 、催检 、物流、材控这几大 环节 ．因此 ．适合此领域 的 E R P系统应主要体现 出对这几大环节 的智能化管理。当然 ．如果是要建 立一整套 E R P系统 ，很多相关人力资源 、资产财 务 、安全质量 、信息管理等因素也是必不可少 的 在我 国．真正使用 E R P系统管理整条供应链的工 程 建设企 业 目前还 不是很 多 但是 ．如果 把 着 眼点 放在材料管理 和库存控制上 ．MMS系统足可 以为 我们提供一个材料控制的经典平 台 M MS系统追 根溯源 ．从设计数据出发．根据现实中材料管理的 第 3 9卷第 4期 都 都等 石油石化工程建设领域总包 商的库存控制 7 7 步骤 设计一请购一采买一装箱一 到货一入库一 配 料一 发料 。基本实 现了材料 的信 息化管理和可控 性。以下列出材料管理系统影响库存控制的几个关 键 因素 ，并结合作者在越南化肥项 目的工作经历 ． 阐述其作用 ．并提出适当的建议 2 ． 1 对设 计原 始数 据 的掌握 对 于总包商来 说 ．材料 的原始数 据是设 计数 据 。这些数据应包括代码 设备用位号 、详细描 述 、尺 寸 、规格 、型 号 、数量 、单 位 、装置 号 、管 道号 管道材料 、版次号等 。要对大量 的材料进 行管理和控制 ．首先得及时获得准确 的设计数据 ． 因为这些数据很多时候是做出判断 的基准和依据 例如 当某种通用材料 因设计变更而大幅减少而先 前 的请购已发给采买的情况下 ．即使 已下订单 ．材 料 管 理人员 也 应立 即通 知采 买人 员相 应减 少此 材料 的订货量 如供应商已完成生产 ，完全可通过协商 给予其相应 的补偿来解决 即便补偿 ．也 比全额支 付加运费和相应 的人工费要节省很多 2 ． 2 对请购、订单、到货环节的控制和建议 2 ． 2 ． 1 对请购、订单 、到货环 节的控制 在每一步新的设计工作完成之后 ．设计人员会 给 出材料表 ．形成一个请购单 MR交 给采买人 员 ．采买人员再根据 MR执行采购程序 假设某一 种材料 目前 的设计总量是 D．已请购 的总量是 ． 已订 货 的 总量 是 P．考 虑 到 这 几 个 环 节 要 加 的 裕 量 ．正 常 情 况 下 三者 之 间 的关 系应 该 是 D ≤ ≤ P 。在导入 D、M、P三组数据后 ，借助 MMS系统 的数 据查 询 功能 ．如果 材料 控 制人 员发 现 DM 或 M P．而 几 组数 据 录 入 系 统 的时 间跨 度 又 超 出 预 期 ．那么就应立即与设计或采买人员联系 ，核对是 否已请购或已下订单 ．在第一时间内查缺补漏 另 一 方面如果材料控制人员发现 DWW 一W 一bv THEN m 0 对 于此 种 法 兰 ．WW 一W ” 一b 可 视 为 目前 第 3 9卷第 4期 都 都 等 石油石化工程建设领域总包商的库存控制 7 9 库存 中可以领用 的量 ．如果设计增加量 大于此 数 ，那么它们之间的差值 即为实际请购量 反之则 说明库存有充足的裕量可供使用 ．本次设计变更无 需再提请购 。当然 ．在实际项 目执行中．还会涉及 到材料代用 、多家分包商 同时需要某一种材料 、材 料损坏或现场丢失 、施工急需等情况 ，但基本可 以 按 照上 述思 路来 确定 最终 的请 购量 3 科 学的 组织 管理 库存控制 的另一个关键 因素是管理水平 管理 的根本 目的就是通过计划、组织 、协调 、控制及创新 等手段，结合人力、物力、财力 、信息等资源，谋求 更高的工作效率 科学的组织管理不仅是运用各种 先进技术的前提．也是协调各部 门各相关人员工作 ． 保证其执行力度 的基础 要做到对库存的精细化控 制 ，不仅要求材料管理部 门科学地管理库房材料 ． 还需要从整个公司项 目管理层面对各专业在库存控 制点上的职责明确分工 ．其他各相关部门的协调配 合 ，以及大力推行信息化 、标准化 。以下三点是从 组织管理方面结合细节对库存控制作用的阐述 3 ． 1 库房 材料 管理 一 套科学完善的材料管理程序是库存精细化控 制的首要保证 E l 常的材料管理工作可基本概括为 卸货 、放置 、报检 、清点 、维护 、发料 、盘库 、系 统管理 由于各种原因．其 中很多环节需要反复循 环进行 ，这就决定 了材料管理工作具有多样性 、繁 杂性 和突 发性 的特 点 而 除去对 材料 管理 系统 进行 操作等信息管理工作外 ．其余大部分工作基本都需 要在户外进行 ．因此 ．要做到很好地管理维护库房 材料 ．对库存进行控制 ．科 学高效利用有 限的人 力 、物力是关键 。有些工作做好了，事半功倍 反 之 ，事 倍 功半 。 举个典型的例子．卸散货时 ，如因数量大 ．在 不提前安排好地方和通道的情况下随处放置 ．那么 可能一时加快了卸车速度 ．但随着时间的推移 ．到 货材 料 积 累 、挤 压起来 ，很有 可能 造成 无法 定位 甚 至丢失 ，而这种丢失又往往是难以及时察觉的 相 反 ．如果提前安排好放置位置 ．并将 同一装箱批 次 、类型的材料放置在一起 ，虽然会暂时降低卸车 的速度 ，但从长期来看 ，不但有利于后续 的报检 、 清单 、发料等工作．还节约了整理库房的人力物力 时间．更重要 的是这样做会让同一批次的材料集 中 在一起 ．把材料因堆放不整而造成丢失的可能性降 到最低 ，减少非正常损失。特别是对于设备仪表备 品备件等非标材料 ，因无法就 近加工 ．供货 周期 长．必须妥善保管 ．一旦丢失往往会影响最后施工 试 车 的进度 3 ． 2 项 目管理、部门协调 强有力 的项 目管理和相关部门的配合协调是保 证 材 料管 理 部 门高效 完 成 工 作 的必 要 条件 目前 ． 石油石化工程建设总包项 目的设备材料费用往往 占 其总成本 的六成左右 控制库存 ．在很大程度上就 是控制项 目成本。而要做到控制库存和成本 ．项 目 管理团队需要 明确合理分配职责权限．协调各相关 部门工作 ．从整体上把握材料控制的动态 宏观上 说 ．除 日常的库存材料的维护管理之外 ．库存发生 变化 的情 况基本 出现在 到货 、发料 、退 料这 三个 环 节 ，其 中到货 和退料是增加库存 ．发料是 减少库 存 。无论是库存增加还是减少 ．都应提前 制订计 划。到货涉及到采买计划 、物流计划，发退料涉及 到施工计划 ，而采买 、物流计划又由设计 、施工计 划 来决 定 。 因此 ，各 部 门之 间的协调 配合 对库 存变 化起着重要的作用 如果因某种原因造成采购过量或不足．相关部 门应 及 时协 调 找 出解 决 办 法 ．对 于 采 购 过 量 的材 料 ，如在其他设计或施工中还会用到 ．应及时反映 情况 ，减少下一次的请购量 ．如确定不再使用 ．可 询问其他项 目是否用到或与制造商商量解决 对于 采购 不足 的材 料 ．要看 现场是 否 已用其 他方 法解 决 如代材等 ，若未解决 ，应立即安排补订。为避免 出现施工急用的材料迟迟不到现场 、而施工暂时不 用的材料过早运抵现场导致耽误施工进度 ．造成对 资金 、库房占用浪费等情况 。各专业可安排强有力 的计 划控 制人员 ．通 力合 作 ．在每 一步 采买 之前 制 订出合理的设计 、采购 、施工计划 如果材料控制 人 员发 现领 料单 位超 量 申请 ．或在项 目施 工后 期领 料量与设计量有严重偏差 ．或因某些原因申请退还 大批已领取材料 ．除从 自身角度对其领料情况详细 核查 ，看其是否有材料代用 、临时借用 的情况外 ， 还需要施工管理人员加强对施工分包商领料退料的 校核，从源头控制。要做到上述几点 ，没有高效的 管 理和 有力 的协 调是很 难 实现 的 3 ． 3 信息化、标准化、规范化 无论是上游的设计专业 ．还是中间的采买物流 专业 ．以及下游的施工专业 ．都与材料管理有着密 8 0 石 油工 程 建 设 2 0 1 3 年8 月 切的联系 材料控制人员需从设计人员那里获得原 始设计数据 ．需从采买物流人员那里获得订单装箱 单数据 ．还需根据 由施工管理人员校审的材料 申请 单配料发料 ．并将到货 、发料 、库存信息及 时准确 地反馈给各相关专业。为保证其间交流顺畅，一项 非常重要 的工作是材料信息的标准化、规范化 ，包 括 对材料 名称 、代 码 、描述 、规格 型号 的统一 。这 不仅能 更好 地发挥 材料 管理 系统 的作用 ，而 且对整 个公 司 的发展也 有着深 远 的意义 我们 可以根据管道材料 的特点 ．规定统一用 “ 分类 标准 材质 厚度 规格 其他”的格式进行 描述 ，格式 中每一项都用标准写法来表示。例如 ， 管道材料统一用 “ 管子”这两个字作为分类名称 ． 而不是 “ 管” 、 “ 管道”或“ 钢管” ，那样使用系统 查询时 ．输入“ 管子 ”就能查 出所有管子数据信 息 ．而不会遗漏 这样做不仅为材控人员在查询核 对 中节省了大量的数据转换工作 ．而且保证了系统 内材料数据的一致和准确 在实际工作中．为 了简 便 ．我们通常会用对每一种不同描述 的材料赋予唯 一 的代码 ．使描述和代码成为一一对应的关系．那 么通过系统的数据库综合功能．能够很方便地对成 千上万的材料进行查询 、汇总、分类、计算。 从库存控制角度来说 ，材料的信息化 、标准化 、 规范化不但能够极大地减少交流成本 ．提高工作效 率 ．而且可 以让所有相关人员更准确地掌握库存动 态．让材料控制人员更有效地管理库存材料 实践 证明．在数据源上统一格式 ．不但能提高工作效率 和质量，而且能更有效地利用库存 ，节约采购成本。 4结束语 材料管理作为石油石化工程建设领域总包商供 应链 的最后一个 环节 ，对其进行控制是一项系统 的 、涉及 面广 且复 杂 的 、同时又需要 很 多技巧 的工 作 要做好做精这项工作．目前行业内普遍认同的 方法是用科学的管理理念与先进 的 I T技术相结合 ． 通过合理的组织管理和对历史和现实数据信息的积 累、统计、分析 ，根据项 目实际情况总结出具体执 行办法 ，来达到优化库存 、保障供应 、降低成本 、 提高效率的目的 本文以材料管理专业本身为出发 点 ．列举 了一些材料控制过程 中可能会遇到 的情 况．结合作者在越南化肥项 目工作的实际经验 ．阐 述材料管理系统和项 目组织管理这两大因素在库存 控制中的重要作用 ．并给出相应 的建议 。事实证 明．一方面．一套完善 的材料管理系统能够及时有 效地监控设计 、请购、采买 、物流 、到货 、发料 、 退库等各个环节 ，是库存控制的核心；另一方面 ， 科学的组织管理将有利于部门内和部门间分工、合 作 、协调 、信息传递等 ，提高效率和准确率 ，是运 用先进 I T技术管理控制库存 的基本前提。 作者认为．要提高材料控制水平仍须从开发运 用 E R P系统和提高管理水平这两个途径寻求解决 办法 ．做到 中央监管 、分散操控、统一界面 、信息 共享 ．摒弃 “ 大库存”的传统物资管理模式 ，实现 真正的精细化库存控制 ，达到降本增效的 目的。 参考文献 『 1 ]B r a n c hA ． 国际采购与管理[ M] ． 北京 机械T业 出版社 ， 2 0 0 3 ． [ 2 】孙秋菊． 物流信 息与仓 储管理培训教程[ M] ． 北京 化学 工业出版 社 ． 2 0 1 0 ． 『 3 ]孟兆鸿． 浅谈 E R P如何促 进石油企 业物资管理 f J 1 ． 商 场现场化 ， 2 0 1 0 ， 8 4 0 ． 『 4 ]杨吉华 ， 严 凡高 ， 王能 ， 等． 中小企 业必备管理制度 与表格[ M] ． 北 京 化学工业出版社， 2 0 1 0 ． [ 5 】曹俊超． 物资管理理论与实务[ M】 ． 北京 清华大学 出版社 ， 2 0 0 6 ． 『 6 1王强 ， 薛枫 田， 金波． 海外 E P C项 目投标 、 设 计和采 办管 理策略探 讨[ J 1 ． 国际石油经济 ， 2 0 1 0 ， 8 3 0 3 4 ． f 7 ]中国石油苏丹 3 ／ 7区“ 物资管理” 项 目课题组． 苏丹 3 ／ 7区项 目物 资管理信息 化体系建设 实践 与研究[ R ] ． 喀土 穆 尼 罗河公 司 ， 2 01 2． 『 8 ]朱春芳． 国有企业物资库存 管理与过程控制[ J ] ． 南方论坛 ， 2 0 1 1 ， S 2 1 1 -1 3 ． 『 9 ]刘芳． 茂名石化 信息化保物资管理水平见高效[ J 】 ． 石油石化物资 采购 ， 2 0 1 1 ， 6 5 2 5 3 ． 『 1 0 1周然华 ， 陈蓉 ， 师 刚雷． 石油 、 石化行业公 司材料管理 体系构建 研究l J 1 ． 石油工程建设 ， 2 0 1 1 ， 1 7 2 7 6 ． 『 1 1 ]中国寰球工程公 司采购部材料室． 越南化肥项 目现场材料管理 程序文件『 RI． 北京 中国寰球工程公 司， 2 0 1 0 ． [ 1 2 ]中国寰 球工程公 司． MMS材料管理系统介绍 和用 户指南[ R ] ． 北 京 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