合同管理系统在煤矿企业管理创新中的应用_宋代广.pdf

煤矿现代化2019 年第 6 期总第 153 期 0引言 临沂亿金物资有限责任公司 （以下简称为亿金公 司 ） 作为煤矿物资供应企业， 日常业务经营涉及大量 的合同签订与监督执行、 客户 / 供应商管理、 收付款 管理、 交货管理等工作环节。 特别是随着企业发展， 业 务量越来越大， 涉及的合同越来越多， 各合同的要素 也不相同， 继续采用传统的手工管理合同方式， 往往 出现信息不集中， 实时性不强等问题。 具体体现在 一是纸质传递审批合同， 效率低、 费 时长， 无法有效监控审签进度， 存档后查询不便， 可追 溯性不强。 二是合同信息封闭， 无法实时共享信息。 三 是由于合同种类、 数目多， 参与人员多， 手工和普通 Word、 Excel 管理， 无法实现合同进度的实时监控。四 是采用手工或 Excel 管理时， 由于不同组织的数据格 式不统一， 采集不能及时持续， 而且准确性低。 所以， 传统的合同管理手段已经不能满足现有的 业务发展， 必须对合同管理工作实施改革创新， 运用 信息化的手段， 建立一套专门的合同管理系统。这一 新的合同管理系统，必须与企业内控制度相结合， 实 现合同管理的网络化、 实时化、 安全化， 有效降低管理 成本， 提高工作效率； 统一合同管理的业务流程， 强化 监控力度， 有效控制经营风险[1-3]。 1合同管理系统功能需求 通过对亿金公司实际合同管理流程的考察及对 相关干系人的交流， 在认真分析了实际需求并经过确 认后， 总结出系统应具备以下功能。 1 ） 能够实时准确地查阅合同的基本信息、 计划收 付款和实际收付款状况、 合同变更情况、 合同交货情 况、 合同开 （收 ） 发票情况、 合同进度执行情况。 2 ） 可对客户和供应商评级、 锁定信用差的客户 / 供应商； 记录开票、 付款信息和联络备忘； 可直接查看 客户 / 供应商参与的项目、 签署的合同、 计划和实际 的收付款现状、 开 （收 ） 发票情况； 实现对项目相关的 合同信息的查询和统计； 实现对客户或供应商的便捷 合同管理系统在煤矿企业管理创新中的应用 宋代广 ，秦蝶 ，赵盼盼 （山东物商集团济宁公司 ，山东 济宁 272100 ） 摘要 近年来煤矿企业中所需物资的种类及数量不断增加，作为煤矿物资供应企业的山东临沂亿 金物资有限责任公司的业务量也随之增加， 涉及的合同越来越多， 各合同的要素也不尽相同， 继续采 用传统的手工管理合同方式， 已难以满足企业管理的高效要求。 通过对其合同管理需求的考察和研究 分析， 根据计算机技术和互联网技术， 设计和开发了合同管理系统， 结合现场的实际应用情况， 结果表 明该系统实现了合同管理的信息化、 实时化和安全化， 有效降低可管理成本， 提高了工作效率。 关键词 合同管理系统 ； 信息化 ； 企业管理 中图分类号 F426.21文献标识码 A文章编号 1009-0797 （2019 ） 06-0162-04 Application of Contract Management System in Management Innovation of Coal Mine Enterprises SONG Daiguang , QI Die ，ZHAO Panpan （Shandong Wushang Group Jining co., LTD , Jining 272100 , China Abstract the species and quantity of the materials in coal mining enterprise has been continuously increasing recently, Shandong Linyi Yijin Materials Co., Ltd., a coal mine material supply company, has also increased its business volume, involving more and more con- tracts, and the elements of each contract are not the same. It is difficult to continue to adopt traditional manual management contract meth- ods. Meet the high efficiency requirements of business management. Through the investigation and research analysis of its contract man- agement requirements, based on computer technology and Internet technology, the contract management system was designed and devel- oped. According to the practical applications of this system, the results show that the system realizes the ination, real-time and securi- ty of contract management. Effectively reduce manageable costs and improve work efficiency. Key words Contract management system ；Inatization ； Business management 162 ChaoXing 煤矿现代化2019 年第 6 期总第 153 期 查询、 随时调用和任意统计的功能。 3 ） 对公司所运作的业务进行分类项管理， 方便统 计每一个业务项的执行情况。 4 ） 通过从系统合同模板起草新合同， 规范合同文 本； 实现合同文本打印、 合同请章管理、 合同变更管 理， 对历史变更信息及时查询、 对比和分析。 记录双方 当事人签字盖章等签约情况。 5 ） 实现合同的专业技术、 经济商务、 法律审查以 及领导审批的网上动态运行。 记录审批流程各个节点 数据， 可追溯历史查询。 6 ） 实时查询合同标的交付及对应的收付款情况。 7 ） 可以实现一笔计划资金分多次收回和多笔计 划资金一次收回， 实现实际资金和计划资金不对应的 实时记录和回溯查询。 8 ） 实现对发票的归类统计、 快捷查询、 明细记录、 及时打印导出相关单据等功能。 9 ） 通过权限管理，实现不同角色享有不同的权 限， 管理加强了对于数据的控制和安全性管理， 也能 充分明确职责， 并能够对意外事件进行追查。 10 ） 对所有需代办事项， 如 时间、 进度等， 系统需 做到自动提醒相关负责人处理待办事项。 2合同管理系统设计 2.1总体设计思路 在对功能需求分析的基础上， 明确了合同管理系 统的总体设计思路 一是以合同管理为中心， 结合客 户 / 供应商、 项目、 产品、 合同标的、 费用、 合同文本、 进度、 收付款、 发票等业务模块实现合同全生命周期 管理； 二是支持查询、 统计、 预警、 打印、 导出、 审批等 工作； 三是强调系统开放性结构， 支持多系统对接解 决方案。确定了以合同为中心， 以文本管理、 资金管 理、 进度管理、 标的管理为主线， 实现合同全生命周期 管理的目标。 2.2系统架构 整个系统架构包括三层 界面层、 业务层和数据 访问层。 1 ） 界面层。 界面层是用户与系统交互的接口。 界 面层实现拖拽、 缩放、 刷新等桌面应用， 并实现实时无 缝切换。 2 ） 业务层。业务层是系统的主体， 包含了所有业 务需求模块及其逻辑关系。 各业务模块既独立的进行 工作， 具有很强的扩展性， 又在相互之间建立联系。 业 务模块调用数据访问层对数据库进行访问， 并将最终 结果通过界面层返回给用户。 3 ） 数据访问层。 数据访问层主要操作大型关系型 数据库及其所存储管理的企业业务数据。 该层通过一 定的逻辑模式和权限许可， 调阅或者组合分析、 形成 业务管理或者管理决策信息， 以供业务层调用。 另外， 系统针对每个模块都提供开放的服务接口 功能， 用户经过认证后均可根据授权调用系统内的服 务接口。 3合同管理系统的应用 合同管理系统主要包括合同列表、合同新建、 业 务审批、 合同资金管理、 合同数据查询统计以及其它 功能。 3.1合同列表 系统提供一组强大的数据列表操作控件， 可在任 意列表中对相应数据进行列拖拽， 正、 逆序排列、 按列 分组查看、 随意显示 / 隐藏列头、 多级筛选等。 合同列 表实现了以下功能 ①对合同内容结构化、 数据化实 现全面信息管理； ②支持总分包合同关系管理； ③支 持框架合同管理； ④支持按固定模板起草合同和合同 变更管理，可追溯查看任意历史版本记录及对比； ⑤ 多状态设定， 控制合同每个阶段审批管理； ⑥支持合 同每个阶段时间提醒， 逾期速查； ⑦支持多币种、 印花 税管理； ⑧支持多种格式合同文本上传、 下载以及任 意字段查询， 自定义导出， 快速制作和打印各类表单。 3.2合同新建 合同新建功能包括合同基本信息填写、 合同标的 建立以及合同文本的起草等。 其中合同文本的起草包 含标准合同起草和非标准合同起草两种情况。 标准合 同是指运用标准合同库中的合同模板， 快速起草规范 合同。 合同经办人从合同模板中挑选符合经办合同要 求的格式文本， 通过自定义变量、 引用变量、 常量进行 控制， 对变量部分进行改动。系统能够识别格式文本 哪些地方被修改并做出标记， 合同起草完毕后进入该 类合同的审核流程。非标准合同文本不需要引用模 板， 合同经办人在合同建立页面直接建立合同并本地 上传或是自由起草合同， 系统根据所选择的合同类别 自动生成该类别的审核流程。 当合同新建完成时，系统可以根据合同签订时 间、 合同签约主体以及合同特征 （合同业务模式 供 应商性质 ） 等所填入的合同信息自动生成合同编号。 合同编号具有唯一性， 当合同作废后， 该编号不可重 新使用。 163 ChaoXing 煤矿现代化2019 年第 6 期总第 153 期 建立合同的同时还可以建立计划资金、资金条 款、 合同备忘、 合同附件 （包括合同附表、 技术协议、 比 价资料等 ） 及合同查阅人。 3.3业务审批 系统可根据合同类型、 合同金额和部门等条件自 动匹配审批流程， 对合同起草、 执行、 变更、 终止和结 束进行全流程控制。具体表现为以下几方面的应用 1 ） 系统能对客户 / 供应商等级、 项目、 合同签订 / 变更、 付款、 开票实现线上审批流转， 可追溯、 查询每 一次审批记录。 2 ） 系统可以按照不同的部门、 下属单位进行合同 的审批会签流转，每个单位在流程中担任不同的节 点， 有不同的审批、 授权及征询的权限。 3 ） 系统根据用户不同的需求， 设置固定流、 自有 流和临时流， 匹配不同的部门、 经办机构、 合同类别、 资金范围、 审批对方等条件信息， 匹配不同的流程要 求， 可以自动触发， 也可以人工选择。 4 ） 系统具有合同打回、 历史意见和流程保存、 征 询交流、 授权审批、 加签审批、 一票否决 / 通过等功 能， 满足合同审批会签的多种要求。 3.4合同资金管理 系统在新建合同时即建立收付款计划。 对计划收 付的金额、 时间、 经手人等作出描述。在执行收付款 时， 新建实际资金， 以实际资金来核销计划资金， 实现 多笔计划资金被一次核销和一笔计划资金被多次核 销。 通过计划资金列表和实际资金列表都能完整描述 所有合同的计划资金和实际资金。 计划资金在起草合 同后根据合同金额建立，多份合同计划资金建立后， 可通过计划付款列表进行查询、 统计等。业务合同经 领导审批通过后， 系统将合同状态改为 “执行中” ， 再 建立实际付款。合同的实际付款建立后， 也可通过实 际付款列表进行查询、 统计等。 资金管理功能还包括对发票的管理， 主要有支持 发票类型自定义管理、发票信息与实际资金相互管 理、 提醒差额、 记录发票明细内容、 对发票的整体情况 进行跟踪管理、 支持审批， 打印发票审批单等等功能。 3.5合同数据查询统计 合同数据查询统计主要包括合同相关数据的查 询、 统计、 报表输出及单据输出等。 1 ） 合同查询。系统提供三种合同查询的方式 一 是模糊快捷查询， 可以根据合同管理的常用字段进行 单一模糊查询， 常用字段包括 合同名称、 合同编号、 合同类别、 合同对方、 所属机构、 币种、 合同负责人， 合 同建立人、 所属项目等。 二是列表字段组合筛选。 在筛 选栏中可以输入相关条件， 进行多列组合筛选。三是 高级查询。 系统提供高级查询的功能。 高级查询可以 将查询条件保存起来， 当点击相应按钮时则执行当时 保存的查询操作， 实现便捷查询。用户可以根据不同 的情况灵活选用相应的查询方式进行合同信息的查 询。 2 ） 分析统计功能。用户自定义统计数据， 系统能 够以折线图、 柱图、 饼图等方式自动快速显示出统计 数据， 该功能不但提高了统计数据的效率， 还保证了 统计数据的正确性。 3 ） 报表输出。 针对查询和统计出的数据并结合预 先设定的样式， 系统可以自动生成特定的报表， 并且 报表支持导出 EXCEL文件以及打印。 4 ） 单据自动生成。 系统根据预先定义的格式自动 生成各种单据，比如在合同审批流程执行完成后， 生 成并可以打印合同审查单。 在合同付款审批流程执行 完成后， 可以自动生成并打印付款审批单。 3.6其它功能 合同管理系统除了以上应用外， 还具备以下其它 功能 （1 ） 首页显示。在系统的首页设置有合同动态的 提醒信息， 显示最新的待办事项， 以统计图的形式显 示最新时间区间的合同、 资金信息数据。 （2 ） 移动审批。安装移动版的合同审批软件系统 后，用户登录本系统就会自动显示所有审批的信息， 点击需要审批的内容， 可以进行审批的操作。该功能 实现了移动办公， 亿金公司各职能人员随时随地都可 以完成相关工作， 减少了信息沟通、 传递等许多繁缛 的环节， 节约了成本， 缩短了时间， 提高了工作效率。 （3 ） 短信提醒功能。 用户在操作本合同系统时， 如 有提醒事项， 系统自动将提醒信息通过发短信通知用 户。该功能加快了员工处理问题的反应速度， 降低了 差旅费用和沟通成本， 实现了及时以及实时处理合同 审批及资金审批等相关业务工作的目标， 从而提高了 公司整体运营效率。 4实施效果 自合同管理系统正式运行以来， 亿金公司实现了 合同管理的信息化、 实时化和安全化， 有效降低了可 管理成本， 提高了工作效率， 为公司带来了直接效益 和间接效益。 4.1直接效益 164 ChaoXing （上接第 161 页 ） 在顶板上， 减少能量的散失， 使得放顶效果达到最佳。 5结语 80124 综采工作面进风巷二氧化碳预裂爆破技 术试验可以满足新景矿安全生产强制放顶的要求。 具 体情况如下 1 ） 顶板垮落情况 在整个断面上顶板的垮落长度 为 2.0m， 垮落高度达到 2.8m， 直接顶泥岩尚有少量留 存。 2 ） 顶部垮落的煤岩体完全将进风巷采空区填满， 使得采空区瓦斯与工作面之间有效隔离， 对采空区进 行了良好的封堵。 3 ） 随着工作面的不断推进， 为了避免进风巷采空 区再次出现长距离的悬顶现象， 根据每天工作面推进 3 刀计算， 每隔 6～8 天强制放顶一次。 4 ） 采用二氧化碳致裂器强制放顶能够满足新景 矿安全高效的回采的要求， 既能有效对进风巷采空区 进行封堵， 又不会对工作面上隅角瓦斯含量产生明显 影响， 效果良好。 参考文献 [1] 黄晓实,张范立,张政,程康.二氧化碳致裂器在岩石中深 孔预裂爆破中的应用研究[J].爆破,2017,34 （03） 131- 135. [2] 刘文郁,王滨.二氧化碳爆破深孔预裂强化增透试验研究 [J].煤炭技术,2016,35 （03） 178- 179. [3] 范迎春,霍中刚,姚永辉.复杂条件下二氧化碳深孔预裂爆 破增透技术[J].煤矿安全,2014,4511） 74- 77. 作者简介 毕铁 （1992 年 -） ， 男， 汉族， 辽宁丹东人， 采矿助理工程 师， 2016 年 7 月毕业于太原理工大学， 本科。 （收稿日期 2018- 11- 15） 煤矿现代化2019 年第 6 期总第 153 期 经过实践， 合同管理系统为亿金公司带来的直接 效益主要是表现如下几个方面 1 ） 在合同管理方面， 规范了合同文本的起草和审 批流程， 提高了办公效率， 保证了相关资料的完整性， 从而有效地节约了管理成本、 降低了经营风险。 2 ） 在资金收付管理方面， 财务人员可以准确掌握 收付款状况， 保障了账、 款的一致性， 执行人员和管理 人员可以实时监督每笔资金的流向，及时汇总报表， 从而规避了财务风险。 3 ） 在合同履行方面， 系统提供畅通的交流平台， 支持数据共享， 管理人员可以实时监督合同、 执行情 况， 保证了合同的顺利履行。 4 ） 在数据的查询、 统计、 归档方面， 系统强大的数 据库可以存储大量资料， 并能进行精准高效的统计归 档， 进而制定相关报表， 从而节约了数据存储空间、 缩 短了统计时间、 降低了人工成本。 4.2间接效益 在取得直接效益的同时， 合同管理系统也为企业 带来巨大的间接效益， 具体表现在如下几个方面 1 ） 提升企业形象。 亿金公司在采用合同管理软件 的同时， 考虑了企业内的物流资源整合， 不仅仅提高 了自身的管理水平， 也大幅度提高了企业的形象和市 场竞争力。 2 ） 为实施供应链管理奠定坚实的基础。通过改 造， 公司的整体物流体系将比较容易实现一体化的构 想， 从而对前后端产生极大的影响， 大幅度降低整个 供应链的总成本。 3 ） 行业示范作用巨大。 通过合同管理软件促进物 流整合， 提升企业管理水平， 为整个临矿集团其他企 业作了示范，从而可带动整个集团管理水平的提高， 甚至示范作用将会扩大到整个行业， 产生巨大的社会 效益。 4 ） 推动企业其他管理改进。 由于精确的管理和资 金信息流的高度统一， 将暴露出公司其他管理的薄弱 环节， 从而推动了公司其他管理环节的改进。 参考文献 [1] 满杰,任常富.企业经济合同管理中的问题及对策[J].煤矿 现代化.2017 （03） 113- 114 [2] 吴晓燕,曹小平,史强,等.合同管理信息系统功能设计研 究[J].中国管理信息化.2019,22 （03） 152- 155 [3] 刘燕.合同管理系统的应用及研究[J].科技与创新.2018 （20） 160- 161 作者简介 宋代广 （1978.08-） ,男， 山东章丘人， 高级工程师， 现任山 东物商集团济宁公司管理科科长， 负责公司的企业经营管理 现工作。（收稿日期 2019- 4- 3） 165 ChaoXing