国外工程设计项目的档案管理.pdf

国外 工程设计 项 目的档 案管理 南 昌有 色冶金设 计研究 院刘巧娣 【 摘要】国 外工 程设计 项目 档案 管 理是 设计 工作的组 成部分之 一 本文介 绍伊朗 一炼铜厂工程 设计 档案的管理方法、程序盈经验。 关键词 技术档案设计国外工程 ． ARCHI VES M ANAGEM ENT OF F0REI GN ENGI NEERI NG DES I GN Na n c h en g En gi n e e r i n g ＆ Re s e a r c h I n s t i t ut e o f No nf e r r o u s Me t a l l u r g y L i u Qi a o d i 【 A B S T R AC T】Th e a r c h i v e s ma n a g e me n t o f r e i g n e n gi n e e r i n g d e s i g n i s o n e i m- p o r t a n t p a r t o f d e s i g n wo r k． Th i s p a p e r mt r o d u e me n t me t h o d， p r o gr a m a n d e x p e r i e n c e o f e n gi ne e r i n g d e s i g n a r c h i v e s a b o u t o n e c o p p e r s a n e h e r i n I r a n． KEY W ORDS Te c h n o l a gi e a l a r c h i v e s De s i gn Fo t e l gn e n g i n e e r i n g 1 前言 随着我国改革开放 的深 入和 国力的增 强 ，以技术输出为主的国外工程总承包项 目 将逐渐增加。工程设计是项目总承包体系中 的主要环节 ．而规范的设计档案管理又是实 现优秀设计的重要保证。 档案管理一般包括设计文件资料 的科学 分类 、验收、整编 、归档 、入库 、传递、更 改 、发 布、发 送、废 除、回收、贮 存、复 制 、检索及服务等程序。由于国外工程的特 殊性，对档案管理又赋予 了新的内容和更高 要求，如何建立一套科学的，能有效服务于 设计的档案管理程序与规则是一项需要探索 和学习的新课题。本文仅就国外工程伊朗哈 通阿巴德炼铜厂项 目设计档案的管理实践 ． 总结和分析国外工程设计档案管理的要点。 2 项 目概 况 伊朗哈通阿巴德炼铜厂位于伊朗东南部 克尔曼省境内，交通方便 ．水、电、天然气 供应充足。伊朗国家 的铜资源非常丰富，铜 金属储量列世界第三位。伊朗已拥有一座年 生产力为l 4 ． 5万 t 阳极铜 的萨尔切斯迈炼 铜厂 。中国承建的哈通阿巴德炼铜厂是第二 座大型现代化炼铜厂 ，工厂 建 成 后 年 产 8 万 t 阳极铜和 3 0万 t 硫酸。该 项 目业主为 伊朗国家铜业公司 简称 NI C l C O ， 承包 商 为中国有色金属建设集 团公司 简称 NF C ． 南昌有色冶金设计研究 院 简称 N E R I N 承担整个工程的主体设计。目前项 目已开始 土建施工。 3 国外工程设计项 目档案管理的特点 和要求 对 国外工程项 目的档案管理，要注意合 同条款的严肃性、合 同的时效性、技术标准 及规范和差错与损失的不可挽 回性。 作 为工程总承包合同 ， 它必定同时具有 商业文件和技术文件的双重特性 。尤其是象 伊朗这样 的大型项 目，其技术文 件相 当庞 大，涉及的工序和范围宽 ，信息量大 ，因此 有色矿山1 9 9 9 ． 5 维普资讯 自始至终确保文档 的准确和完整十分重要。 如仅基 本设计 文 件就 l 8卷 、图纸 4 0 0张 A 1 。详细设计文件 2 4 卷 ，图纸 4 0 0 0张 A1 。 年收发传真上千份。1 9 9 8年收文 7 0 0多份， 发文 6 9 0份 ，共 3 3 0 0多 页 。另 外 国外 项 目 一 般各类档案均有中、英二种文本之分 ，通 常规定 以英文本作为法定文本。因此对种 文 本归档前 的 内容 一致 性 需作 认 真 的检 查 ， 稍有疏忽即会造成极难纠正的后果。所谓一 致性主要包含个内容 ，一是对词句含义上 的准确理解和解释 ，二是在条款上不能有漏 项。以上两方面伊朗工程都经历了深刻的教 训和损失 。因此规定中、英文本必需在各级 审核签字后才允许归档 ，否则一律拒收。 4 管理机 制和责任范 围 南昌有色冶金设计研究院，已通过中国 质量体系认证机构 国家认可委员会和 1 7国 国际多 边互认 的 I S O 9 0 0 1质量体 系认证 。 档案管理受控于该标准。其中包括 科技档 案管理规定 、 文件和资料控制程序 、 设 计产品交付原则规定 、 计算机软件管理规 定及 工程总承包项 目资料归档管理规 定等分科标准。 按照 9 0 0 0及 院体系文件规定 ，工程设 计档案归 口院档案处管理，而伊朗项 目的设 计档案采取由伊朗工程部独立管理 ，最终或 阶段统一归档的管理体制。实际运作表 明， 这种管理机制既有利于提高档案管理工作效 率，减少差错和方便使用 ，又符合档案管理 规范化要求。是科学的、行之有效的管理体 制 。 伊朗工程部对各类档案管理实行文件、 档案一体化管理的形式，即将文件处理与档 案工作密切联系起来 ，按照标准化作业程序 对其实行整体化、协调化的统一管理 ，有利 于改善档案管理的质量及预防实际的与潜在 的不合格因素。工程部档案管理最高责任人 是项 目总设计师 ，项 目总设计师根据院档案 管理 制度和 NI C I C O、NF C的要求 ，依 据各 专业设计技术接 口上的需要 ，制定本工程部 各类档案管理制度 ，专职档案员在项 目总设 计 师 的指导 、监督 和检查下 开展 日常档案管 理工作 。 5 档案的分类 工程设计档案涵盖面较宽 ，主要包括商 务合 同、技术合 同、设计前期文件 、设计基 础资料、基本及详细设计文件 、日常往来文 件和信函、会议纪要、全部设备订货合 同及 技术附件、设 备反馈资料 以及工程设计 样 本、标准和规范等。为了适应国外工程 的特 点．方便外 国专家和本 国设计 人员查 阅使 用 ，对上述档案文件必 须使 文件类别分 明、 检索简便 ，伊 朗工程设 计档案 主要类别 如 下 1 设计前期文件 ； 2 设计基础资料 ； 3 设计基础文件 ] 3 1 3 F B D ； 4 详细设计文件 D D F D D ； 5 技术秘密或技术专利文件 ； 6 往返传真文件及信 函； 7 会 议纪要 8 设备订货合 同及技术附件 ； 9 设备 反 馈资 料 NI C I C O、NF C 、 设备制造厂 ； 1 0 设计标准与规范 ； 1 1 伊朗其它开发项 目文件 ； 1 2 参考书、参考资料 ； 1 3 院内文件 、报告 1 4 主要文件及图纸的软盘 ； 1 5 其它文件 ，如 会签单、会审单 、 发送单及各专业互提条件单等。 6 差错 的预 防和 纠正 设计国外工程 的突出特点是差错所导致 损失的不可挽回或难于挽 回，因此工程部对 档案管理的首要方针是立足 于事先 的预防。 国外工程设计项 目的挡案管理荆巧娣 邮编 3 3 0 0 0 2 维普资讯 主要 措施有 1 凡是 涉及 院外 的所有事 项一是必须 有书面材料 ，二是必须经总设计师签字后方 可输 出。因为工 程项 目根 据合 同条 款接受 总 承包商 N F C的制 约 ，同时也 受 伊 朗业 主 N I C I C O的制约。由于工程运作时间长 ，任 何一份文件都可能涉及到国际商务纠纷 ，因 此不允许文件有任何错漏 ，必须件件有据可 查 ，严格的管理和审批制度可使差错减少到 最低 限度 。 2 往来文件处理要点 ①注意文件的 原件保存 ，原件和中英文翻译件 同时归档 ； ② 因各种原 因国内、国外发来的传真件经常 存在文字不清楚的情况 ，档案员严格把关 要求对方重发或邮寄 ，直到清晰为止；③许 多重要文件往往一版再版 ，因此其清样和软 盘要同时保存 ；④有些重要文件是否及时处 理涉及到工程进度表执行和合同条款，所 以 坚持文件发送的签收制度 ，必须签收，否则 不 予发送 ；⑤无论 什 么文件一 经收到 即及 时 处理 ，不得积压，以高的工作效率确保各个 环节 的时效性 。 3 严格执行有效版本的控制。由于各 阶段设计文件及图纸的修改 ，国际及国家各 类标准，规范 的修订以及国内外设备制造商 关于设备及材料样本的改型更新都使工程设 计档案经常性发生文件资料的更版或作废。 因元效文件或资料的借阅使用，致使工程失 误和损失 ，档案管理者将负有主要责任。 工程设计文件的修改一般以更版方式进 行，经相关审批者签字后的新版文件发送的 同时必须对 旧版文件进行标识 ，回收和处 理 。 对当前使用的国际标准、国家标准 、部 颁标准、地方标准、行业标准等应按照编汇 的有效版本 目录 的规定 ，在其 封面上加 盖 现 行 ” 印 章 标 识 。 同 时 在 旧 版 本 上 加 盖 “ 作 废 ”印 章标 识 ，并 即 时撤离 库房 和 工 作 现场。倘若为设计工作 的需要 ，旧版本需要 暂 时留用 ，则应在“ 作废 ”标 识之后 再加盖 “ 参考 ”印章 。 如果在一本资料中仅是菜单页作废 ， 即 应用钢笔将该章节划除 ，并加盖 “ 作废”印 章 7 检 索与档 案服务 档案工作的职责除了编汇 、保管档案文 件外的另一重要职责是为用户的使用提供快 捷和方便的有效服务 ，即对档案科学的分类 荠选择正确的主题词是实现方便检索有效服 务 的保证 。 主题词 是提示 文件主要 内容并经规 范化 处理的词或词组。其作用在于为按主题内容 查阅文件提供检索标识 ，并为实现文件处理 的标准化 和现代化 创造条 件 ，主题 词通 常 用 黑体字标注于文件的上方。 伊朗工程设计档案 目录采用按设计 阶段 划分的专业科技档案分类法 ，将档案的条 目 按专业分类 ，按序排列在簿册上和标注在书 架上，并和使用者直接见面，必要时档案员 可 帮助查 寻 8 结 束 语 大型 国外工程设计的档案管理j 岜 一项工 作 内容复杂 ，时效性很强的工作 ，对档案管 理人员的技术素质和思想素质都提出了新的 要求 伊朗工程设计档案的管理仅仅是一种 探索 ，距规范化和效率化还有相当差距 ，尚 需认真总结经验 ，进一步学习先进 的管理模 式 ，以达到 最终 与 国际接 轨 的要求 。 作者简介剖巧娣，女，4 7 岁 ，馆员。 有色矿山一 一1 9 9 9 5 维普资讯