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信息化建设丨nationization Construction 煤矿企业裆案管理信息化建设探讨 ■ 秦 越 山西汾河焦煤股份有限公司回坡底煤矿 摘要 近年来,社会经济不断发展。煤矿企业属于传统产 业,要想取得新的犮展,就要突破现在的发展困境,枳极 寻求新的发展空间,就要重视档案管理工作。而信息化建 设又是大趋势, 因此要加强煤矿企业档案管理信息化建设, 实现多元化、创新性的管理,用科技的手段保障企业档案 的安全性,从而更好地维栌企业的权益。本文分析了煤矿 企业档案管理信息化建设的必要性和不足之处,并提出了 可行性的措施以促进其可持续发展。 关键词煤矿企业;档案管理;信息化建设 煤矿企业档案建设是企业进行生产、经营以及管 理的重要方式,做好档案管理工作能够促进企业日常 工作的正常开展,但从目前的发展状况看,煤矿企业 档案管理信息化建设比较落后,办公软件未能及时更 新,档案信息资源有待开发等,诸多原因导致了档案 管理工作效率的低下。因而管理者要加强自身建设, 充分认识当前形势,切实提升企业档案管理的水平。 一.煤矿企业档案管理信息化建设的必要性一.煤矿企业档案管理信息化建设的必要性 一) 有助于信息实现交互 传统的档案管理模式只是通过纸质文件记录信 息,从而建立档案, 但这种方法极容易造成信息的损失, 损坏的可能性也比较大。随着时代的发展,信息存储 方式发生了变革,煤矿企业档案管理应结合信息化操 作,建立电子档案管理系统,不仅可以提高信息处理 的效率,而且节省了信息的存储空间,通过简单的检 索就能够快速找到相关资源,也有助于实现信息的交 互,提高信息共享效果。 二) 信息传输方式多样化 在过去,档案的传输需要进行邮寄,耗费时间较 长,还极容易在邮寄的过程中丢失,不仅对个人也给 企业造成极大的损失。随着现代化信息技术的出现, 通过互联网进行传输,大大提高了传输效率,也方便 进行资料的存储,营造了安全的信息共享环境,电子 邮箱、社交软件等都可以随时传播文件,并且还可以 给文件进行加密,提高信息传输的安全性m 。 二.档案管理信息化建设存在的不足二.档案管理信息化建设存在的不足 一) 档案管理信息化建设重视程度不够 从煤矿企业过去的发展状况看,大多数时候都是 将纸作为载体存储文件档案和图像资料,但这种管理 方式已不再适应现代化发展的需要。 特别是煤炭企业, 急需建立一套适合自身发展的, 包括信息检索、 管理、 利用一体化的数字档案管理系统,才能够满足自身发 展的需要。但档案信息系统还处于建设的初步阶段, 因此数据的录入、核实以及软件的熟悉等均需耗费大 量的时间和精力,也增加了档案管理人员的工作量。 不完善的数字档案系统也降低了使用的次数,这与管 理者的观念有关,很多煤矿企业的管理者都认为纸质 化档案管理尚可,无需改进,同时对于档案管理的信 息化建设还存在疑问,导致其不能全面掌握信息化档 案建设的核心,未使信息化的档案发挥其作用w 。 二) 档案管理人员的素质有待提升 过去档案的管理一直停留在纸质上,人工管理的 模式占据了很长一段时间,并且信息化的使用程度较 低,由于年龄的限制,很多老员工不愿意接受信息化 的档案管理模式,仍坚持原来的管理模式,也没有学 习数字档案系统的一体化设计,对于输入和利用更是 缺乏认识,影响了煤矿企业档案信息化建设。很多档 案管理人员多为文职工作人员,缺少档案管理经验, 即使参加过相应的档案管理培训或活动,也没有实质 性的工作经验,也没有真正认识到档案管理信息化建 2020.06/ 31 Inationization Construction 信息化建设 设的重要性。因此,档案管理人员应不断提高自身的 专业素质,增强业务能力,从而方便煤矿企业高效开 展档案管理,促进其可持续发展。 三)档案保密性有待提高 纸质档案的保密性依赖于档案管理人员的专业素 质,受主客观因素的影响较大。在网络环境下,档案 的建设同样面临着保密性与安全性的问题,我国颁布 的法律对于信息化建设有一定的促进作用,但无法满 足社会信息安全保障的需求,导致档案信息化管理保 密工作的开展没有完善的法律作为支撑。档案管理人 员因为操作的不规范,容易引发泄密事件,特别是当 使用非公司网络进入电子档案信息系统时,就会增加 信息暴露的风险,如果没对保密档案进行加密,更是 增加了信息泄露的危险,网络信息安全性无法得到有 力的保障[ 3 ] 。 三、煤矿企业档案管理信息化建设策略三、煤矿企业档案管理信息化建设策略 一) 提高档案信息化建设的重视程度 不论是企业管理者还是档案管理人员,都应加强 对档案管理信息化建设的重视,积极利用现代技术, 实现档案管理的数字化、规范化发展,建立专门的数 据库,并设置一定的进入权限,从而在保障档案信息 安全的前提下,提高信息的共享效率。煤矿企业还应 加强自身建设,投入一定量的资金进行硬件、软件的 搭配,还要不断完善信息化档案系统模块功能,从而 利用多媒体信息技术来实现档案信息化建设。档案管 理人员还应熟悉数字档案的管理和使用流程,重视档 案的信息化建设,构建专门的档案信息化管理平台, 适度的公开档案信息,简化查阅手续,提高档案管理 的便捷性[ 4 ] 。 二) 建立全面的信息化管理机制 建立并完善档案信息化管理机制,成立专门的管 理团队,并且明确各职工的责任,充分发挥档案管理 机构与各部门之间的关系,更好地推动档案信息化管 理的建设与发展。档案管理部门应引进先进的现代化 管理技术, 学习国外先进的管理经验, 完善基础设施, 在保留纸质档案的基础上, 加强对信息化档案的管理, 提高设备配置,提高档案信息管理的专业性;制定科 学合理的开放利用程序,从而构建差异化的等级权限 制度,保障知情者的权利。同时,还应确保原始档案 的完整,为档案的查阅提供双重保障,积极利用计算 机防火墙,提高信息的安全性。 三)开发煤矿档案信息资源 在档案管理的建设过程中,使用档案才能够发挥 其内在价值。煤矿企业档案信息化建设就应积极挖掘 档案信息资源,建立安全高效的信息管理体系。对于 已经形成的档案,围绕中心主题分门别类进行编制, 以目录的形式将所有关于安全事故的档案筛选出来, 形成专项档案,使档案管理更加系统。对于正在形成 的煤矿安全生产档案,也应将其制作成目录纳入对应 专题,之后结合数字化工程调出所有安全档案,根据 专题分类扫描或者复印,形成数字档案,从而最大限 度地发挥煤矿安全生产的宣传力度,强化档案信息化 建设的重要作用[ 5 1 。 综上所述,随着科学技术的发展,信息传输的速 度也随之提升,煤矿企业档案管理人员也应加强自身 建设,学习国内外先进的理论知识,并将其应用到煤 矿企业档案管理工作中。 煤矿企业是劳动密集型企业, 管理者应创新档案管理模式,转变管理观念,积极引 进现代化科学技术,提高档案管理的专业性,培养信 息化档案管理人才, 促进档案管理工作的可持续发展。 参考文献 [n 高青青.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创 新 [ J].人 力 資 源 管 理 , 20182207-209. [2] 胡双明.深化党政文书档案管理工作存在的问题及解决对策探 析 [J].黑 龙 江 档 案 , 20175 100-103. [3] 王艳丽.基于档案资料的质量与完整性探究文书档案管理工作 的新体系[ J].才 智 , 201724265. [4] 王 珍 .浅 析 如 何加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J]. 才 智 , 201827.207. [5] 朱丽娟.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办 公 室 业 务 , 2〇181279-83. 32 / 2020.06
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