浅谈煤炭企业档案管理的重要性及实践.pdf

技术协作信息 管理科学 （作者单位 云南省煤矿安全技术培训中心） 对于煤炭企业的发展而言， 做好档案管理是一项重要的工作内容， 不仅可以对企业发展状况进行记录， 而且还可以 为煤炭企业未来的发展提供依据， 因此在未来的发展过程当中， 需要采取更有效的措施来开展档案管理。 浅谈煤炭企业档案管理的重要性及实践◎保芷倩 随着近年来我国社会经济发展水平 的不断提升， 整体的经济结构也产生了变 化， 这对于煤炭企业来说， 产生了一定的冲 击性， 在企业发展过程当中， 档案管理工作 开展的重要性也逐渐凸显了出来。在传统 的发展过程当中， 煤炭企业对于档案管理 工作开展的重视程度不足， 由此导致档案 管理处于一种无序发展状态， 在煤炭企业 发展过程中不能起到参考作用， 档案自身 的价值也难以被凸显。但是现在档案管理 工作开展的重要性逐渐得到了认可， 为此 需要结合当前档案管理中的问题， 来探寻 解决措施， 对煤炭企业的档案管理做实践 性思考。科学合理的档案管理会促进煤炭 企业的进一步发展， 有助于企业工作效率 的提升， 为此企业领导和档案管理人员， 都 要及时转变自身观念， 采取合理化措施来 做好管理工作。 一、 开展档案管理工作的重要性 1.有助于企业经营策略的制定。 煤炭企业在发展的过程当中， 会产生 诸多的数据资料， 他们以文字、 图像、 音频 等多样化的形式被保存下来， 这些资料内 容对于煤炭企业未来的发展来说， 会起到 依据性作用， 也会直接关系到企业未来的 发展方向， 因此需要对这些资料进行整合 和利用， 这个过程就是进行档案管理的过 程。如今我国社会主义市场经济的发展愈 发完善， 经济体制也做出了深入改革， 煤炭 企业如果想要实现持续稳定发展， 那么就 要制定出企业发展需要的方针政策， 方针 政策既要契合时代发展需求， 同时也要契 合企业的实力。这时档案资料的作用便得 到了凸显， 煤炭企业的领导者可以对档案 中的各种数据和发展信息加以汇集， 从而 对煤炭企业当前的发展现状有一个正确 的认识进而及时调整企业的供销结构， 提 高煤炭企业抵抗市场风险的能力。在一定 的条件下， 档案还可以发挥出凭据性作用， 对企业经济效益加以保障。 2.有助于促进员工积极性。 档案管理工作的开展， 有助于强化企 业员工对企业的认同感和归属感， 进而得 以使员工工作的积极性得以提高， 员工的 向心力会更强， 由此便使得企业的凝聚力 会大大提高， 这有助于煤炭企业多方工作 的开展， 使企业内部的各种资源都可以得 到优化配置。 二、 煤炭企业档案管理工作现状 1.对档案的重视程度不足。 大多数煤炭企业在发展过程中， 总是 将经济效益的谋取放在首位， 由于档案管 理工作无法产生直接的经济效益， 所以很 多煤炭企业对这项工作的重视程度不足， 并没有结合当前时代发展需求来开展工 作。在传统的档案管理中， 往往是做简单 抄写和整理， 然后做资料保存， 总体来看无 聊且机械， 所以工作人员和企业都没有将 档案的作用和价值充分利用。如今在市场 经济发展背景下， 煤炭企业面临的竞争压 力越来越大， 但是由于档案管理的不足， 所 以没有意识到档案管理对企业经济发展 的重要作用。大多数档案管理人员只是认 为档案不丢失不泄密就够了， 而如何对档 案中的信息进行利用却没有得到足够重 视。目前还有一些煤炭企业并没有在内部 设置专业的档案管理部门和人员， 因此在 调档和查档时也会出现诸多不便， 档案管 理的秩序难以得到保障。 2.档案管理制度不够完善。 在进行档案管理工作时， 完善的制度 可以起到规范性作用， 但是现在很多煤炭 企业内部并没有设立专门的档案管理部 门， 进行档案管理的工作人员也并未接受 到专业化培训， 所以在专业素质方面有着 不足之处。还有一些企业中的档案管理人 员身兼数职， 档案管理只是日常工作的一 部分， 所以能够投入的工作精力极为有限， 无法及时的进行归档整理工作。对档案管 理也没有正确认识，工作效率自然低下。 由于缺乏专门的档案管理部门， 所以相关 的档案都分散在各个部门当中， 无法进行 统一管理， 完整的档案体系也就无法形成， 这样在进行决策制定时， 档案查阅便会出 现不便的问题。 三、 煤炭企业档案管理实践 1.促进档案管理人员专业素质的提高。 在新时期发展背景下， 档案管理工作 不再是可有可无的， 所以煤炭企业既要设 置专门的档案管理部门， 同时也要聘用专 业的档案管理人员， 并且结合着管理需求 来开展业务能力培训。当前煤炭企业档案 管理的问题， 和管理人员专业素质有所关 联， 理论知识和专业技能都存在不足， 尤其 是信息化发展不断深化的背景下， 传统的 档案管理方式已经难以契合当前发展需 求， 所以要求管理人员可以及时转变观念， 并且的管理知识和管理技能方面也要进 行更新。所以培训工作的进行极为必要， 管理人员也应该积极主动的学习。经过不 断的发展实践， 煤炭企业的档案管理工作 有所改进， 规范性也大大提高。 2.领导人员要加强重视程度。 煤炭企业发展的各项决策都是领导 制定的， 所以想要强化档案管理， 首先企业 领导人员就要加强重视， 领导人员对于档 案管理的支持会迅速促进企业内部管理 质量的提高。 企业领导要转变思想观念， 认 识到当前时代的发展特点， 以及档案在企 业决策中所发挥的作用， 从维护企业经济 效益的角度出发， 来强化对档案管理工作 的重视， 树立起大局意识， 加强对档案管理 的资金投入， 只有领导人员重视了， 工作人 员才能够更好的投入到工作过程当中为 了进一步促进领导对档案管理的重视， 档 案管理人员还可以及时进行汇报工作， 让 领导意识到档案管理的作用和档案信息 的价值。 3.进一步加强信息化管理。 近年来科技发展取得了很大的进步， 越来越多先进技术被应用到了档案管理 工作中， 这直接促进了档案信息化管理的 实现， 这不仅节省了档案存储的空间， 而且 使得档案管理的便捷性也大大提高， 当需 要档案信息时， 可以随时提调。 但是信息化 管理需要设备支持， 现代化的硬件设备投 入力度比较大， 所以煤炭企业要加大资金 投入， 引进安全可靠的档案管理软件， 既促 进档案管理信息化和自动化水平的提高， 同时也确保档案信息的安全性。 4.加强档案资源开发利用。 进行档案管理就是为了使档案资源 可以得到更充分的应用， 为企业相关决策 的制定奠定基础， 所以在进行档案管理工 作时， 就要加强对档案资源的开发利用， 使 得档案中的内容能够为企业发展服务。这 样为了满足开发应用需求， 在管理方面也 自然会进行更新， 比如说对档案信息资料 进行合理归档， 并且建立起目录索引。 四、 结语 综上， 就当前发展状况来看， 煤炭企业 在发展过程中逐渐意识到了档案管理工 作开展的重要性， 但是在管理实践过程中， 也不可避免的会存在一些问题， 这些问题 对于档案管理的有效性也产生了不利影 响， 所以在未来的发展过程当中， 需要进一 步树立起正确的档案管理意识， 对档案管 理工作开展的重要性加以了解， 并且将现 代技术手段应用到管理过程当中， 使其可 以更好的适应时代发展需要， 促进档案管 理工作可以实现有序开展。 窑窑